Urlaubskartei

Über den Button Urlaubskartei kann die Urlaubskartei aufgerufen werden, um den Urlaubssaldo nachvollziehen zu können.

Anschließend wird die Urlaubskartei für die gewählten Mitarbeiter in einem jeweils eigenen Tab geöffnet.

Dargestellt werden in der Urlaubskartei der Anfangsbestand, der Beginn des Urlaubsjahres, Anspruchszeilen und Verbrauchszeilen.

Die Urlaubskartei kann im oberen Bereich auf Zeiträume eingeschränkt werden.

Bei einer Urlaubszeile mit der Art „Beginn Urlaubsjahr“ wird kein Saldo angezeigt.

Wurden mehrere Tage als Urlaub in der Leistungserfassung erfasst, so werden diese in Summe dargestellt. Die genaue Darstellung können Sie nachfolgender Abbildung entnehmen.

Neuer Urlaubseintrag

Neue Urlaubseinträge können Sie über den Button Neuer Urlaubseintrag im Menü oder im rechten unteren Bereich der Urlaubskartei generieren.

Wird obiger Button ausgewählt, erhalten Sie im unteren Bereich der Urlaubskartei die Möglichkeit einen neuen Urlaubseintrag tätigen zu können.

Im Feld Datum tragen Sie das Datum ein, bei Art können Sie zwischen Anfangsbestand und Anspruch auswählen, im Feld Stunden tragen Sie die Anzahl der Stunden ein und zu Letzt können Sie einen Text eintragen. Wird auf Speichern geklickt, werden Ihre Eingaben gespeichert.

Urlaubseintrag löschen

Mit dem Button Urlaubseintrag löschen können Sie Anspruchszeilen, wenn diese fehlerhaft sind, löschen.

Dem Mitarbeiter fehlt diese Anspruchszeile dann auch in der Leistungserfassung.

Urlaubsanspruch generieren

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn sich der Mitarbeiter im 1. Urlaubsjahr befindet, wenn dieses Urlaubsjahr ein ganzes Jahr umfasst, wenn das Urlaubsjahr dem Arbeitsjahr entspricht und wenn in diesem Urlaubsjahr noch keine Anfangsbestände oder Ansprüche vorhanden sind.

Der Anspruch auf Urlaub entsteht in den ersten sechs Monaten des ersten Arbeitsjahres im Verhältnis zu der im Arbeitsjahr zurückgelegten Dienstzeit, nach sechs Monaten in voller Höhe (lt. §2 (2) Urlaubsgesetz).

Der Urlaubsanspruch erhöht sich laufend (täglich) linear. Es wird immer eine Urlaubsanspruchszeile generiert, wenn ein Urlaubstag hinzukommt. Dabei werden die Stunden auf 2 Nachkommastellen gerundet. Zu Beginn der 1. Hälfte des Arbeitsjahres wird dann eine Zeile mit dem Rest auf den Jahresanspruch generiert.

Urlaubskartei bei Wechsel von Stunden zu Tagen

Bei der Umstellung von Urlaubsverwaltung in Stunden zur Verwaltung in Tagen erhalten Sie in der Urlaubskartei die zusätzlichen Spalten Tage und Saldo Tage. In diesen Spalten wird der Urlaub der bis jetzt in Stunden war in Tage umgerechnet. Die Urlaubskartei kann jeder Mitarbeiter in seiner Leistungserfassen aufrufen weiters kann sie im HON Next über die Mitarbeiterübersicht pro Mitarbeiter geöffnet werden.

Beispiel Urlaubskartei Teilzeitkraft 20h/Woche mit vier Arbeitstagen (5h je Tag):

Die Mitarbeiterin erhält immer am 24.07 jedes Jahres einen neuen Urlaubsanspruch.

Urlaubsanspruch in Stunden: 20h/Woche * 5 Wochen Urlaubsanspruch = 100 h Neuer Anspruch

Urlaubsanspruch in Tagen: 4 AT/Woche * 5 Wochen Urlaubsanspruch = 20 Arbeitstage Anspruch

Am 24.07.23 war die Mitarbeiterin 5 h also in Summe einen ganzen Tag auf Urlaub.

Am 25.07.23 war die Mitarbeiterin 2,5 h also einen halben Tag auf Urlaub.

Am 26.07.23 war die Mitarbeiterin 1 h also 0,2 Tage auf Urlaub (Berechnung 1 Tag / 5 h *1 h).

Umrechnung Saldo Stunden in Saldo Tage mit 01.01.24:

Saldo in Stunden 141,5 h / 20h pro Woche * 4 AT pro Woche = 28,3 Tage Anspruch Urlaub

Beispiel Urlaubskartei Vollzeitkraft 38,5h/Woche mit 5 Arbeitstagen (MO-DO 8,5 h; FR 4,5 h)

Die Mitarbeiterin erhält immer am 24.07 jedes Jahres einen neuen Urlaubsanspruch.

Urlaubsanspruch in Stunden: 38,5/Woche * 5 Wochen Urlaubsanspruch = 192,5 h Anspruch

Urlaubsanspruch in Tagen: 5 AT/Woche * 5 Wochen Urlaubsanspruch = 25 Arbeitstage Anspruch

Da die Mitarbeiterin nicht täglich die gleiche Soll Arbeitszeit hat, wird der Durschnitt der Wochenstunden pro Tag ermittelt. In diesem Fall 38,5 h / 5 AT = 7,7 h je Tag

Am 24.07.23 war die Mitarbeiterin 8,5 h also in Summe 1,10 Tage auf Urlaub (Berechnung 1 Tag / 7,7 h * 8,5 h).

Am 25.07.23 war die Mitarbeiterin 4,25 h also 0,55 Tage auf Urlaub (Berechnung 1 Tag / 7,7 h * 4,25 h).

Am 26.07.23 war die Mitarbeiterin 1 h also 0,13 Tage auf Urlaub (Berechnung 1 Tag / 7,7 h * 1h).

Umrechnung Saldo Stunden in Saldo Tage mit 01.01.24:

Saldo in Stunden 178,75 h / 38,5 h pro Woche * 5 AT pro Woche = 23,21 Tage Anspruch Urlaub

Hinweis

Bei einer Umstellung der Urlaubsverwaltung wird dies in der Urlaubskartei der Mitarbeiter gesondert ausgewiesen. Die aktuell eingestellte Art der Erfassung (Stunden oder Tage) wird in schwarzer Schriftfarbe dargestellt.

Hinweis

Die Spalten Stunden und Saldo Stunden bzw. Tage und Saldo Tage können durch Rechtsklick auf die Überschriftenspalte jederzeit ein- und ausgeblendet werden.

Korrektur Urlaubsanspruch beim Wechsel des Arbeitszeitmodelles

Wechselt ein Mitarbeiter sein Arbeitszeitmodell während des aktuellen Urlaubsjahres so ist der Urlaubssaldo anzupassen. Dies kann im HON Next automatisch erfolgen.

Wird in den Stammdaten des Mitarbeiters eine neue Generation angelegt und ein neues Arbeitszeitmodell zugeordnet, erhalten Sie beim Speichern der Änderung einen Dialog mit einem unverbindlichen Vorschlag der wertneutralen Neuberechnung des Urlaubssaldos.

Beispiel:

Mitarbeiter arbeitet aktuell 38,5 h/Woche – 5 Arbeitstage – 5 Wochen Urlaubsanspruch
Mit 01.11.23 wechselt er sein Arbeitszeitmodell auf 20 h und 4 Arbeitstage

Vorschlag RZL:

Formel für neuen Urlaubssaldo

In Stunden:

Neuer Urlaubssaldo = Resturlaub aus diesem Jahr / (Wochenstunden alt * Urlaubsanspruch alt in Wochen) * (Wochenstunden neu * Urlaubsanspruch neu in Wochen) + Resturlaub aus vergangenen Jahren.

In Tagen:

Neuer Urlaubssaldo = Resturlaub aus diesem Jahr / (alte Arbeitstage pro Woche * Urlaubsanspruch alt in Wochen) * (neue Arbeitstage pro Woche * Urlaubsanspruch neu in Wochen) + Resturlaub aus vergangenen Jahren.

Hinweis

Die wertneutrale Neuberechnung des Urlaubssaldos ist ein Vorschlag von RZL. Nutzen Sie eine anderen Bewertungsmethode für die Neuberechnung, kann dies direkt in der Urlaubskartei der Mitarbeiter angepasst werden. Der Vorschlag muss nicht übernommen werden.

Mit der Schaltfläche Übernehmen, wird der korrigierte Urlaubssaldo in die Urlaubskartei übernommen. In der Urlaubskartei wird eine neue Anspruchszeile eingefügt mit dem Text Erstellt bei der Änderung des Arbeitszeitmodells. Diese Zeile kann in der Honorarverrechnung Bearbeitet und oder gelöscht werden.

Der Mitarbeiter selbst kann in der Leistungserfassung keine Änderungen an der Kartei vornehmen oder die Neuberechnung aufrufen.

Hinweis

Über den Button Urlaubsberechnung anzeigen kann der Dialog, welcher bei der Umstellung des Arbeitszeitmodelles angezeigt wird, jederzeit im Nachhinein erneut aufgerufen werden, um den Vorschlag von RZL nachvollziehen zu können – auch wenn der Vorschlag überschrieben wurde.

Mit der Schaltfläche Nicht Übernehmen wird der Vorschlag von RZL nicht in die Urlaubskartei übernommen. Die Änderung des Arbeitszeitmodelles wird dennoch gespeichert.

Mit der Schaltfläche Info kopieren kann der Dialog kopiert werden.

Ist ein Vorschlag von RZL nicht möglich, erhalten Sie folgende Meldung (Bsp. wenn kein AZ-Modell zugewiesen war oder ein AZ-Modell mit Null Stunden). Der Anspruch muss selbstständig angepasst werden.

Wird neu mit HON Next bzw. der Urlaubsverwaltung zu Arbeiten begonnen ist ein Anfangsstand einzutragen. Liegt der Anfangsstand innerhalb des aktuellen Urlaubsjahres, wo ein Wechsel des Arbeitszeitmodelles vorliegt, ermittelt das Programm den Urlaub für das Aktuelle und das vergangene Urlaubsjahr aufgrund des aktuell hinterlegten Arbeitszeitmodelles.

Beispiel:

Mitarbeiter arbeitet aktuell 38,5 h/Woche – 5 Arbeitstage – 5 Wochen Urlaubsanspruch
Mit 01.11.23 wechselt er sein Arbeitszeitmodell auf 20 h und 4 Arbeitstage
Anfangsstand zum 01.07.2023 – 205 h eingetragen in der Urlaubskartei

Der Resturlaub aus diesem Urlaubsjahr wird aufgrund des aktuellen Arbeitszeitmodelles berechnet (38,5 h * 5 Wochen = 192,5 h). Und der Resturlaub aus dem vergangenen Jahr aufgrund der Differenz zwischen Anfangsstand und Resturlaub aus diesem Urlaubsjahr (205 h – 192,5 h).

Ist der Anfangsstand kleiner als der Urlaubsanspruch aufgrund des aktuellen Arbeitszeitmodelles, wird der Anfangsstand als Resturlaub aus diesem Urlaubsjahr gewertet.

Hinweis

Wird die Korrektur des Urlaubsanspruches übernommen und wird im Nachhinein vom Mitarbeiter ein Urlaub eingetragen für Zeiträume VOR der Korrektur – wird die Korrektur nicht erneut angepasst.

Beispiele für Korrekturen des Urlaubsanspruches (5 Wochen Urlaubsanspruch):

1. Alt: 20 h/Woche - 4 AT
   Neu: 38,5 h/Woche – 5 AT
   Resturlaub aktuelles UJ: 90 h

   Resturlaub Vergangene Jahre: 0 h

   Einfügen in Formel Stunden:
   90 / (20*5) * (38,5*5) + 0 = 173,25 h – neuer Saldo ab Zeitpunkt Wechsel der Arbeitszeit

2. Alt: 20 h/Woche - 4 AT
   Neu: 38,5 h/Woche – 5 AT
   Resturlaub aktuelles UJ: 14 Tage

   Resturlaub Vergangene Jahre: 0 Tage

   Einfügen in Formel Tage:

   14 / (4*5) * (5*5) + 0 = 17,5 Tage – neuer Saldo ab Zeitpunkt Wechsel der Arbeitszeit

3. Alt: 38,5 h/Woche - 5 AT
   Neu: 25 h/Woche – 5 AT
   Resturlaub aktuelles UJ: 192,5 h

   Resturlaub Vergangene Jahre: 30 h

   Einfügen in Formel Stunden:
   192,5 / (38,5*5) * (25*5) + 30 = 155 h – neuer Saldo ab Zeitpunkt Wechsel der Arbeitszeit

4. Alt: 38,5/Woche - 5 AT
   Neu: 25 h/Woche – 5 AT
   Resturlaub aktuelles UJ: 25 Tage

   Resturlaub Vergangene Jahre: 3 Tage

   Einfügen in Formel Tage:

   25 / (5*5) * (5*5) + 3 = 28 Tage – neuer Saldo ab Zeitpunkt Wechsel der Arbeitszeit