Serienversand

Der Serienversand befindet sich im RZL BOARD im Menüpunkt KIS. Durch Anwahl des Menüpunktes KIS gelangen Sie in den Bereich des Kanzlei-Informations-Systems.

Über den Menüpunkt KIS öffnen können Sie das Kanzlei-Informations-System öffnen. Neben der Schaltfläche zur Programmöffnung des KIS finden Sie hier auch den Serienversand, der in die Bereiche Empfängerlisten verwalten, Serienbrief erstellen und Serien-E-Mail erstellen unterteilt ist.

Empfängerlisten verwalten

Um einen Serienbrief zu erstellen, muss im ersten Schritt eine Empfängerliste angelegt werden.

Über Empfängerlisten verwalten rufen Sie die Übersicht über die bestehenden Empfängerlisten auf. Die Kurzbezeichnung, die Art der Empfängerliste, die Beschreibung einer Empfängerliste und die Anzahl der Empfänger werden Ihnen jeweils in einer eigenen Spalte dargestellt. Außerdem können Sie sich durch einen Rechtsklick auf einer der Spaltenüberschriften das Kontextmenü aufrufen, wo Sie sich zusätzlich die Spalten Zuletzt bearbeitet und Änderungsdatum anzeigen lassen können. In der Spalte Zuletzt bearbeitet wird Ihnen der Mitarbeiter angezeigt, der zuletzt die Empfängerliste bearbeitet hat. Das Änderungsdatum zeigt Ihnen Datum und Uhrzeit der letzten Änderung.

Mit einem Doppelklick auf eine Liste kann in die entsprechende Empfängerliste gewechselt werden. Über die Schaltfläche Neue Empfängerliste (1) gelangen Sie in die Neuanlage einer Empfängerliste.

Sie haben hier auch die Möglichkeit eine Empfängerliste zu duplizieren, in dem Sie die gewünschte Empfängerliste markieren und die Schaltfläche Ausgewählte Empfängerliste duplizieren betätigen. Die Empfängerliste können Sie jedoch auch über das Kontextmenü duplizieren.

Anlegen einer neuen Empfängerliste

Wird eine Empfängerliste neu angelegt, so ist im ersten Schritt zu entscheiden, um welche Art der Empfängerliste es sich handelt. Bei der Art der Empfängerliste wird in Brief und E-Mail unterschieden. Je nachdem ob Sie einen Serienbrief bzw. Serien-E-Mail erstellen möchten, werden Ihnen jeweils die Empfängerlisten der entsprechenden Art zur Auswahl angezeigt.

Nach Auswahl der Art der Empfängerliste wird der Erstellungsdialog der Empfängerliste geöffnet.

Das Feld Kurzbezeichnung ist ein Pflichtfeld und gibt der Empfängerliste ihren Namen. Optional können Sie eine Beschreibung eintragen.

Die Anlage einer Empfängerliste ist in den Bereich Klienten- und Personenliste und in die Empfängerlist unterteilt. Über die Dropdown-Auswahlliste kann auf die Personenliste gewechselt werden.

In der Klientenliste erscheinen Ihnen alle betreuten Klienten. Zu jedem Klienten werden weiters auch sämtliche Personen angezeigt, die bei diesem Klienten verwendet werden (Kontaktpersonen, Gesellschafter, gesetzl. Vertreter) und die eine Adresse/E-Mail Adresse in den Stammdaten hinterlegt haben. Durch die Auswahl Alle Klienten aufklappen können Sie sich sämtliche Adressen und zugeordnete Personen zu den Klienten ansehen. Für einzelne Klienten ist dies auch mit der Pfeiltaste direkt beim Eintrag möglich.

In dieser Liste sehen Sie nun sämtliche Adressen des Klienten, der Kontaktpersonen, der Gesellschafter und der gesetzlichen Vertreter. Aus dieser Liste können Sie nun Ihren gewünschten Empfänger für diesen Klienten wählen und anschließend mit dem großen Pfeil zur Empfängerliste hinzufügen. Dabei ist es möglich, gleich mehrere Klienten/Personen auf einmal zu markieren und gleichzeitig hinzuzufügen. So können Sie beispielsweise Ihre Klientenliste nach bestimmten Informationen wie Klient Auswahlkriterium „Metallgewerbe“ und Verwendung Auswahlkriterium „Allg. Ansprechpartner“ filtern. Haben Sie sämtliche Filter gesetzt, die zum gewünschten Ergebnis führen, können Sie alle Einträge mit STRG + A auswählen und mit dem Pfeil zur Empfängerliste hinzufügen. Eine genauere Beschreibung zu den Filtern finden Sie unter Listenfunktionen. Das Hinzufügen zur Empfängerliste ist auch über Drag & Drop möglich.

Markieren Sie eine Person/Firma in der Empfängerliste, springt das Board automatisch in der Klienten- bzw. Personenliste auf die markierte Person/Firma. Sind Sie mit der Bearbeitung der Empfängerliste zufrieden, schließen Sie diese durch die Schaltfläche Speichern ab.

Die Adresse, die Ihnen in der Klientenliste bei den Kontaktpersonen, gesetzlichen Vertretern und Gesellschaftern angezeigt wird, ist jeweils die direkt hinterlegte Adresse in den Stammdaten des Klienten.

Ist bei einer Kontaktperson in den Personenstammdaten keine eigene Adresse hinterlegt, so wird standardmäßig die Adresse der Person bzw. die Firmenadresse eingetragen.

Ansicht Personenliste
Wählen Sie die Ansicht Personenliste, so erscheinen zunächst sämtliche Personen ohne Klientenbezug. Personen mit Klientenbezug können Sie sich durch die Option Alle Personen inkl. Klientenbezogene anzeigen anzeigen lassen. Wie auch in der Klientenliste sehen Sie durch Alle Personen aufklappen sämtliche Adressen dieser Person.

Stammdaten ändern
Durch Doppelklick auf eine Person/einen Klienten gelangen Sie in die Stammdaten und können dort die eingetragenen Daten ändern bzw. neue ergänzen. Nach der Bearbeitung der Stammdaten wird die Klienten-/Personenliste automatisch aktualisiert.

Hinzufügen eines Klienten/Person zu einer Empfängerliste in den Stammdaten
Sie können neben der Erstellung/Bearbeitung einer Empfängerliste im Bereich Serienversand einen Klienten auch aus den Stammdaten zu einer bestehenden Empfängerliste hinzufügen. Wählen Sie dazu in den Klientenstammdaten die Schaltfläche Klient zu Empfängerliste hinzufügen (1). Im ersten Schritt muss hierbei die gewünschte Empfängerliste ausgewählt werden. Im Anschluss gelangen Sie in die Verwaltung der Empfängerliste. Dort ersichtlich sind nun im Bereich der Klientenliste nur der Klient samt den dazugehörigen Personen bzw. Adressen. Dort können Sie den gewünschten Empfänger auswählen und mit der Pfeiltaste wie gewohnt zur Empfängerliste hinzufügen.

In den Klientenstammdaten wird weiters angezeigt, wer für diesen Klienten in welcher Empfängerliste vertreten ist (2).

Weiters können einzelne Personen auch aus den Personenstammdaten heraus zu einer Empfängerliste hinzugefügt werden (1). Unter den Verwendungen sieht man bei einer Person auch die Zuordnung zu einer Empfängerliste (2).

Listenfunktionen

Für die erstmalige Erstellung einer Empfängerliste empfehlen wir Ihnen zur Unterstützung mit den Listenfunktionen zu arbeiten. Sie können in den Listen beispielsweise nach einem Klienten bzw. einer Person suchen oder nach bestimmten Daten filtern. Es werden bei der Suche auch ähnlich klingende Suchergebnisse miteinbezogen und der Suchbegriff wird in allen Spalten gesucht.

Liste sortieren und filtern

Durch Klicken auf eine Spaltenüberschrift können Sie die Sortierung der Liste jederzeit ändern. Grundsätzlich ist die Liste nach dem Namen alphabetisch sortiert. Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift erreichen Sie das Kontextmenü. Hier können Sie weitere Einstellungen zur Sortierung treffen. Ebenfalls gelangen Sie durch dieses Menü in den Spalteneditor und die Breite der Spalten kann angepasst werden. Weiters können Sie über dieses Kontextmenü auch den Filter Editor öffnen.

Durch Klicken auf das Trichtersymbol in der Spaltenüberschrift gelangen Sie in den Filter der jeweiligen Spalte. Hier können Sie das Kriterium auswählen, nach dem die Liste gefiltert werden soll. So kann beispielsweise nach dem Auswahlkriterium (Beispiel „Ärzte und Apotheker“) – dass in den Stammdaten eines Klienten hinterlegt werden kann – gefiltert werden, um auf dieser Basis eine Empfängerliste zu erstellen. Sie können weiters auch in den Stammdaten bei jeder Kontaktperson, jedem gesetzlichen Vertreter, Gesellschafter (Verwendung Auswahlkriterium) bzw. jeder Person (Person Auswahlkriterium) ein Auswahlkriterium hinterlegen, um mit diesen Informationen bei der Erstellung einer Empfängerliste arbeiten zu können.

Filter Editor
Wählen Sie den Filter mit dem Bleistiftsymbol in der Klientenliste, so gelangen Sie in den Filter Editor. Hier können eigene Filter erstellt werden, die bei der Suche bzw. Auswahl der Klienten/Personen helfen. Standardmäßig wird ein Und-Filter erstellt. Durch Klicken auf Und kann diese Einstellung geändert werden. Somit können zum Beispiel mehrere Filter durch Und oder Oder verknüpft werden.

Durch Klicken auf das Plus (3) kann eine neue Regel angelegt werden. Durch Klicken auf Nummer kann das gewünschte Feld – nach dem gefiltert werden soll – ausgewählt werden.

Standardmäßig ist die Filter-Regel Beinhaltet ausgewählt. Durch Anwahl dieser Regel kann diese geändert werden. Hier stehen gleich mehrere Filter zur Auswahl.

Export der Liste als CSV Datei
In der Empfängerliste können Sie über das Kontextmenü, das mit der rechten Maustaste aufgerufen wird, den ausgewählten Eintrag als CSV Datei exportieren – wollen Sie allerdings die gesamte Empfängerliste als CSV Datei exportieren, wählen Sie die Schaltfläche über der Empfängerliste. Zusätzlich können Sie auch ausgewählte Einträge löschen, die Liste drucken oder kopieren und ausgewählte Einträge kopieren.

Wordvorlagen erstellen

Um einen Serienbrief bzw. Serien-E-Mail erstellen zu können, ist im MS Word zunächst eine Wordvorlage zu erstellen. Für die Erstellung einer Wordvorlage nutzen Sie das Register RZL (1) im MS Word. Bitte beachten Sie, dass hierfür das Word Add-In im KIS eingerichtet sein muss.

Damit die Stammdaten aus dem RZL Board in das Word-Dokument übernommen werden können, müssen in der Wordvorlage für das gewünschte Feld Platzhalter eingefügt werden (2).

Platzhalter
Die Platzhalter sind in verschiedene Rubriken unterteilt. Die erste Rubrik Empfänger beinhaltet die Platzhalter für den ausgewählten Empfänger aus der Empfängerliste. Soll daher das Anschreiben direkt an den Empfänger ausgerichtet werden, so sind diese Platzhalter im Schreiben zu platzieren. Die Platzhalter können direkt im Word-Dokument durch Anwahl des jeweiligen Eintrags in die Vorlage übernommen werden.

Platzhalter mit fixer Bedeutung/Zuordnung Weiters haben Sie noch die Möglichkeit, Platzhalter für Stammdaten des Klienten selbst im Schreiben einzufügen, um diese automatisch im Rahmen des Serienversands mit Daten aus dem RZL Board befüllen zu lassen.

Über die Rubrik „Zuständige Mitarbeiter“ können Sie sich für die einzelnen Zuständigkeiten den Mitarbeiternamen, die Kurzbezeichnung, die Mitarbeiter E-Mail-Adresse und die Mitarbeiter Telefonnummer über einen Platzhalter in Ihr Schreiben einfügen.

Die Platzhalter, die für die Briefvorlagen im KIS zur Verfügung standen, funktionieren grundsätzlich auch im Serienversand. Die variablen Platzhalter werden dabei mit den Daten des ausgewählten Empfängers in der Empfängerliste befüllt. Wenn Sie sich eine neue Wordvorlage anlegen, würden wir Ihnen jedoch empfehlen, mit den neuen Platzhaltern (beginnend mit RZL) zu arbeiten.

Hinweise für die Erstellung von Wordvorlagen
Möchten Sie eine Seitennummerierung je Serienbrief, müssen Sie in der Wordvorlage das Format der Seitennummerierung anpassen. Die Einstellungen zum Seitenzeilenformat können Sie über das Kontextmenü einer Seitennummer öffnen (Seitenzahlen formatieren). Standardmäßig ist bei der Seitennummerierung das Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt eingestellt – dies müssen Sie auf Beginnen bei ändern.

Achten Sie darauf, dass Sie die Wordvorlage nach Fertigstellung auch als Wordvorlage (.dotx) abspeichern.

Tipp

Wenn Sie beim Abspeichern den Dateityp Wordvorlage (.dotx) gewählt haben, wird Ihnen automatisch der Speicherort „Benutzerdefinierte Office-Vorlagen“ ausgewählt, auch wenn Sie zuvor bereits einen anderen Speicherort ausgewählt hatten. Wählen Sie daher am besten zuerst den Dateityp aus und dann den gewünschten Speicherort.

Wordvorlagen für Serien-E-Mails
Wenn Sie ein Serien-E-Mail im RZL Board erstellen, können Sie ebenfalls mit einer Wordvorlage arbeiten. Sie haben dadurch beispielsweise die Möglichkeit, Ihre E-Mail Nachrichten für den jeweiligen Empfänger zu personalisieren. Sie können Ihren Empfänger durch den Platzhalter „Briefanrede“ direkt ansprechen. Weiters haben Sie die Möglichkeit, in der Wordvorlage das Logo Ihrer Kanzlei zu hinterlegen. Wird mit einer Wordvorlage gearbeitet die den Platzhalter „Serien-E-Mail - Nachricht“ beinhaltet, wird dieser durch den Text im Feld Nachricht ersetzt. Ebenso wird für den eingefügten Text die Formatierung des Platzhalters übernommen. Wenn Sie mit der direkten Texteingabe im Serien-E-Mail arbeiten, empfehlen wir Ihnen, eine allgemeine Wordvorlage für Serien-E-Mails zu erstellen, um dadurch ein durchgängiges Design Ihrer Serien-E-Mails zu schaffen. Alternativ dazu können Sie den Text natürlich auch bereits in der Wordvorlage selbst schreiben – auch dieser wird in das Serien-E-Mail als Nachricht übernommen.

Beispiel für eine einfache Wordvorlage für Serien-E-Mails

Bitte beachten Sie, dass bei einer Wordvorlage, die für Serien-E-Mails verwendet wird, Kopf-und Fußzeilen nicht übernommen werden können.

Serienbrief

Erstellung Serienbrief
Über die Schaltfläche Serienbrief erstellen kann ein neuer Serienbrief auf Basis einer zuvor angelegten Empfängerliste erstellt werden.

Im ersten Schritt muss im Bereich Empfängerliste (1) die gewünschte Empfängerliste für den Serienbrief ausgewählt werden.

Als zweiten Schritt muss eine Wordvorlage (2) aus Ihrem Dateisystem über ausgewählt werden. Die zuletzt verwendeten Vorlagen werden Ihnen in der Auswahl vorgeschlagen.

Über Vorschau Seriendruck (3) können Sie sich die Daten aus der Empfängerliste anzeigen lassen. Über die Pfeiltasten im Menüband können Sie zwischen den Datensätzen aus der gewählten Empfängerliste hin und her springen. Weiters können Sie bereits hier die Einstellung für die Zuordnung des Serienbriefs in KIS (4) treffen. Die hinterlegten Werte bei Thema, Kategorie und Zeitraum werden Ihnen beim Hinzufügen als Postausgang/Dokument in KIS aus dem MS Word vorgeschlagen.

Durch die Schaltfläche Serienbrief in Word öffnen (5) kann der Brief in Word geöffnet werden, individuell adaptiert und anschließend gedruckt oder als PDF-Datei gespeichert werden.

Serienbrief als Dokument bzw. Postausgang in KIS hinzufügen
Wenn Sie den Brief als Word-Dokument zur RZL Dokumentenverwaltung hinzufügen wollen, wählen Sie im Microsoft Word im Register RZL den Eintrag Dokument hinzufügen aus.

Der Eintrag Dokument als PDF hinzufügen speichert das Word-Dokument als PDF in die Dokumentenverwaltung. In der Dokumentenverwaltung kann das PDF-Dokument nach Anwahl der rechten Maustaste mit einem Unterschriften-PAD (signotec) signiert werden.

Soll der Brief aber als Postausgang erfasst und zur RZL Dokumentenverwaltung hinzugefügt werden, wählen Sie bitte den Eintrag Postausgang hinzufügen aus.

In der folgenden Abbildung sehen Sie die Felder für die Eintragung des Briefs als Postausgang bzw. für die Übernahme in die RZL Dokumentenverwaltung. Im Feld Klient (1) sind sämtliche Klienten bereits ausgewählt, die in der Empfängerliste aus dem RZL Board enthalten sind. Haben Sie bereits im RZL Board im Rahmen der Erstellung des Serienbriefs Kategorie, Thema und Zeitraum ausgewählt, so werden Ihnen diese Informationen auch hier bereits vorgeschlagen.

Die Felder für die Eintragung als Postausgang werden im Handbuch KIS beschrieben. Viele Felder können automatisch aus der Wordvorlage übernommen werden, wenn diese in den erweiterten Eigenschaften der Vorlage gespeichert sind.

Die Beschreibung der Eingabefelder im Zusammenhang mit der Übernahme in die RZL Dokumentenverwaltung (Dokument-Titel, Dokument-Thema, usw.) erhalten Sie im Handbuch KIS unter Kapitel 8.2 Dokumentenverwaltung – Beschreibung der Eingabefelder.

Nach Eintragung der notwendigen Felder wird der Brief durch Anwahl der Schalfläche Hinzufügen als Postausgang eingetragen und in die Dokumentenverwaltung übernommen. Die einzelnen Serienbriefe werden in KIS je Klient unter dem Korrespondenz-Typ „Serienbrief“ abgespeichert. Die Serienbriefe sowie auch die Serien-EMails werden im KIS im Kanzleibereich beim Postausgang in einem eigenen Unterpunkt Serienversand angezeigt.

Serien-E-Mail

Über die Schaltfläche Serien-E-Mail erstellen können Sie ein Serien-E-Mail auf Basis einer zuvor angelegten Empfängerliste erstellen. Beim Versenden eines Serien-E-Mails wird je Empfänger ein separates E-Mail erstellt

Empfängerliste (1)
Auswahl der Empfängerliste für das Serien-E-Mail.

Von (2)
Anzeige des E-Mail-Kontos aus den Kontoeinstellungen für Outlook. Falls Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook hinterlegt haben sollten, können Sie hier das gewünschte Konto, von dem aus Sie das Serienmail versenden möchten, auswählen.

Betreff (3)
Eingabe des Betreffs. Der hier eingegebene Betreff wird Ihnen in sämtlichen Serien-E-Mails übernommen.

Nachricht (4)
Im Feld Nachricht können Sie Ihren Nachrichtentext für den Serienversand eingeben. Möchten Sie den hier eingegebenen Text formatieren, so müssen Sie zusätzlich mit einer Wordvorlage arbeiten. Dazu müssen Sie in der Wordvorlage den Platzhalter „Serien-E-Mail – Nachricht“ einfügen und diesen Platzhalter wie gewünscht formatieren. Der eingegebene Text im Feld Nachricht (4) wird in der Vorschau Nachricht (9) an der Platzierung des Platzhalters eingefügt. Gleichzeitig wird die Formatierung des Platzhalters auf den eingegebenen Text im Feld Nachricht* (4) übernommen.

Signatur (5)
Hier können Sie aus den hinterlegten Signaturen in MS Outlook wählen.

Als Postausgang im KIS hinzufügen (6)
Sofern die Auswahl „Als Postausgang im KIS hinzufügen“ ausgewählt ist, wird Ihnen beim Versenden des Serien- E-Mails automatisch ein Postausgang in KIS erstellt. Das Serien-E-Mail wird im KIS unter dem Korrespondenz- Typ „Serien-E-Mail“ automatisch hinzugefügt. Im Kanzleibereich sind die versendeten Serien-E-Mails unter Ereignisse – Postausgang – Serienversand zu finden.

Keine Einzelbestätigung (7)
Durch Auswahl dieser Option wird der Serienversand der E-Mails automatisch ab Auswahl der Schaltfläche „Serien-E-Mails versenden“ durchgeführt. Haben Sie mehr als 30 Empfänger in Ihrer Empfängerliste, so empfehlen wir Ihnen den Versand ohne Einzelbestätigung, da es aufgrund der Erstellung einer Vielzahl an Einzelnachrichten zu Problemen bei MS Outlook kommen kann. Sie können das Verhalten dieser Einstellung auch mit dem Test-E-Mail testen.

Wordvorlage (8)
Durch Auswahl der Option Wordvorlage können Sie eine Wordvorlage auswählen. Der Inhalt der ausgewählten Wordvorlage wird als Nachrichtentext in Ihr Serien-E-Mail übernommen. Sie können in Ihrer Wordvorlage mit Platzhaltern arbeiten, um sich so die Stammdaten Ihrer Empfänger bzw. der jeweiligen Person/Firma in das Serien-E-Mail einzufügen. Dadurch können sie beispielsweise eine individuelle Briefanrede in jedes Serien-EMail einfügen. Weiters werden Ihnen auch Bilder (wie z.B. Ihr Kanzlei-Logo) in das Serien-E-Mail übernommen. Möchten Sie den unter (4) Nachricht eingegebenen Text formatieren, so müssen Sie ebenfalls in Kombination mit einer Wordvorlage arbeiten. Sie haben in MS Word die Möglichkeit, sich in Ihrer Wordvorlage den Platzhalter „Serien-E-Mail-Nachricht“ einzufügen. Diesen Platzhalter können Sie in Ihrer Wordvorlage wie gewünscht formatieren. Die Formatierung wird in der Erstellung der Serien-E-Mails auf Ihren Nachrichtentext übernommen. Sie können sich in der Vorschau (9) des Serien-E-Mails Ihren formatierten Text ansehen.

Vorschau Nachricht (9)
Wenn Sie mit einer Wordvorlage arbeiten, wird Ihnen in der Vorschau die ausgewählte Wordvorlage angezeigt.

Vorschau Seriendruck (10)
Über Vorschau Seriendruck können Sie sich die Datensätze für die entsprechenden Platzhalter einblenden lassen.

Pfeiltasten (11)
Über die Pfeiltasten im oberen Menüband können Sie zwischen den Datensätzen aus der gewählten Empfängerliste hin und her springen. Die Darstellung der E-Mail Nachricht in der Vorschau kann abweichen – wir empfehlen Ihnen daher, vor dem Versand der Serien-E-Mails ein Test-E-Mail (15) zu erstellen.

Anhang hinzufügen (12)
Über die Schaltfläche Anhang hinzufügen können Sie ein beliebiges Dokument zu jedem Serien-E-Mail als Anhang hinzufügen. Die angehängten Dokumente werden Ihnen nach Auswahl im unteren Dialog angezeigt. Über das Kontextmenü in der Anzeige der Anhänge können Sie die Anhänge jederzeit öffnen oder wieder löschen.

Personalisierter Anhang hinzufügen (13)
Über die Schaltfläche Personalisierter Anhang hinzufügen haben Sie die Möglichkeit, einen Anhang auf Basis einer vorab erstellten Wordvorlage zu erstellen. Dadurch können Sie auch im Anhang mit Platzhaltern arbeiten und den Anhang individuell an Ihren Empfänger anpassen. Durch Klick auf das Symbol öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem die Wordvorlage auszuwählen und ein Dateiname für den Anhang zu vergeben ist. Im unteren Bereich sehen Sie die Vorschau zum personalisierten Anhang.

Wenn Sie in den Einstellungen zum Serien-E-Mail zum nächsten Datensatz gehen, ändert sich auch die Vorschau des Anhangs. Über die Schaltfläche Hinzufügen können Sie Ihren personalisierten Anhang zum Serien- E-Mail hinzufügen. Dort wird Ihnen der personalisierte Anhang mit diesem Symbol angezeigt.

Mit Doppelklick auf das Symbol (bzw. über das Kontextmenü) können Sie Ihren personalisierten Anhang nochmals öffnen und ändern. Weiters können Sie über das Kontextmenü den personalisierten Anhang wieder löschen.

Im Auftrag von … (14)
Möchten Sie den Serien-E-Mail Versand im Auftrag einer anderen E-Mail-Adresse versenden, so können Sie dies über die Schaltfläche Im Auftrag von… festlegen. Es öffnet sich das Adressbuch von Outlook, aus dem Sie die gewünscht E-Mail-Adresse auswählen können. Die ausgewählte E-Mail-Adresse erscheint Ihnen anschließend unter dem Feld Betreff (3). Über das Kontextmenü kann diese Einstellung jederzeit wieder gelöscht werden.

Test E-Mail senden (15)
Über diese Funktion können Sie sich vor dem eigentlichen Versenden eine Test-E-Mail an Ihre eigene E-Mail- Adresse senden, um sich das fertig erstelle E-Mail nochmals anzusehen. Das Test-E-Mail wird an die vorhin im Feld Von (2) gewählte E-Mail-Adresse gesendet. Die Platzhalter werden mit den aktuell sichtbaren Daten eines Empfängers in der Vorschau befüllt. Weiters können Sie durch die Test-E-Mail auch das Verhalten der Einstellung Keine Einzelbestätigung testen.

Serien-E-Mail senden (16)
Nach Fertigstellung des Serien-E-Mails kann dieses über die Schaltfläche Serien-E-Mail versenden versendet werden. Je nachdem, ob Sie mit oder ohne Einzelbestätigung das Serien-E-Mail versenden möchten, öffnen sich nun im MS Outlook die einzelnen Nachrichten oder werden direkt versenden. Versenden Sie das Serien- E-Mail mit Einzelbestätigung, kann dies bei einer Anzahl von mehr als 30 Empfängern zu Problemen bei MS Outlook führen. Um diese Probleme zu verhindern, sollten Sie in diesem Fall Keine Einzelbestätigung für das Versenden wählen.