Grundeinstellungen zur Belegverarbeitung¶

Im Bereich Einstellungen finden Sie folgende Möglichkeiten:

Scanordner¶

Bevor Sie mit dem Scannen beginnen, legen Sie für jeden Mitarbeiter einen eigenen Scanordner im Netzwerk und im RZL Board an. Die Anlage befindet sich im Bereich BELEGE unter Einstellungen / Scanordner oder direkt im Bereich Belege hinzufügen im Dropdown des Buttons Belege Scanordner. Zusätzlich sollten Sie diese Ordner beim Scanner in einem Profil pro Mitarbeiter hinterlegen.

Name:
Sie können hier einen Namen für jeden Scanordner vergeben, der dann im Bereich Belege hinzufügen / Belege Scanordner angezeigt wird.
Ordner für Mitarbeiter:
Scanordner können Sie einem Mitarbeiter zuordnen, somit sieht der jeweilige Mitarbeiter nur seine eigenen und etwaige öffentliche (kanzleiweite) Scanordner.
Anmerkung:
Notiz zu diesem Scanordner.
Ordnerpfad:
Im Ordnerpfad wird der am Laufwerk angelegte Scanordner hinterlegt.
Dokumente / Belege importieren:
Je nach Aktivierung steht dieser Scanordner in der RZL KIS-Dokumentenverwaltung bzw. in der RZL Board Belegverarbeitung zur Verfügung.
Texterkennung (OCR) automatisch im Hintergrund ausführen:
Diese Option steht nur dann zur Verfügung, wenn in den Einstellungen zur Texterkennung nur bei ausgewählten Scanordnern ausgewählt wurde. Grundsätzlich empfehlen wir, Texterkennung im Hintergrund generell zu aktivieren. Somit wird die Texterkennung (OCR-Erkennung) vollautomatisch im Hintergrund ausgeführt, sobald neue Belege in einem Scanordner vorhanden sind und das RZL Board gestartet ist.
Belege für schnelleren Zugriff lokal kopieren:
Bei Aktivierung dieser Option werden die Belege für die Bearbeitung lokal zwischengespeichert und die Zugriffe auf den Scan-Ordner auf ein Minimum reduziert. Diese Einstellung ist bei einer langsamen oder instabilen Verbindung zum Scan-Ordner zu empfehlen.

Belegschablonen¶

Die bisher angelegten Belegschablonen werden in einer Liste angezeigt. Sie können hier Schablonen löschen oder auch umbenennen. Außerdem finden Sie hier Informationen, wann die Schablone von wem erstellt wurde und wann sie von wem zuletzt geändert wurde. Schablonen können auch exportiert und importiert werden.

Texterkennung (OCR)¶

Siehe Kapitel Einstellungen zur OCR-Erkennung bei gescannten Belegen

Stempel¶

In diesem Menü können Sie den Buchungsstempel für Gebuchte Belege konfigurieren. Sie können festlegen, welche Felder am Stempel Gebucht in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.

Dateiname: Name, unter welcher die Datei gespeichert ist
Klient: Nummer und Name des Klienten
Belegkreis: zB ER, AR, KA, …
Belegart: Eingangsbeleg, Ausgangsbeleg …
Belegnummer: fortlaufende Nummer
Fremdbelegnummer: Rechnungsnummer des Beleges
Belegdatum: Datum des Beleges
Gesamtbetrag: Bruttobetrag
Buchungssatz: Soll/Haben
Gebucht von: Name des Erfassers
Gebucht am: Datum der Erfassung
Buchungstext: erfasster Text beim Buchen
Kommentar: Vermerk der beim Beleg erfasst wird
Importdatum: wann der Import stattgefunden hat
Importiert von: von dem der Import durchgeführt wurde
Belegeingangsdatum: Buchungsdatum
Bezahlt am: Datume der durchgeführten Zahlung
Quelle: ect. …

Im Feld links ausgewählte Felder für Stempel kann die Reihenfolge der ausgewählten Felder geändert werden.

Setzt man den Haken Vorschau mit Beispieldaten befüllen wird ein Musterstempel mit Beispieldaten befüllt.

Rufen Sie einen bereits gebuchten in der FIBU auf, können Sie in der Menüleiste entscheiden, ob der Buchungsstempel sichtbar angezeigt wird.

Beim Export eines Beleges als PDF wird der Stempel und der Kommentar nicht exportiert und angezeigt.

Grundeinstellungen¶

Klientenportal-Belege: Mit dieser Option wird beim Öffnen eines Klienten in der Menüleiste angezeigt, wie viele Belege vom Klientenportal noch abzuholen sind.
Finmatics Belege: Mit dieser Option wird beim Öffnen eines Klienten in der Menüleiste angezeigt, wie viele Belege von Finmatics noch abzuholen sind.
Name/Anschrift mit UID-Nummer über FinanzOnline auslesen: Mit dieser Option wird bei einer Belegdatenerkennung der Name und die Anschrift des Rechnungsaussteller (bei Eingangsbelegen) bzw. des Rechnungsempfängers (bei Ausgangsbelegen) über die UID-Nummer bei FinanzOnline ausgelesen. Somit haben Sie später in der Liste der ungebuchten Belege eine bessere und schnellere Übersicht über die Belege.
Die einmal vorgekommenen UID-Nummern werden für eine gewisse Zeit zwischengespeichert, damit bei Lieferanten, die häufig vorkommen, nicht jedes Mal bei FinanzOnline abgefragt werden muss.
GLN der Lieferanschrift als Kundennummer des Rechnungsempfängers auslesen: dies ist eine spezielle Funktion beim Import von ebInterface XML-Rechnungen. Dies kann genutzt werden, um später in der FIBU auf Basis dieser GLN-Nummer Buchungsvorschläge zu generieren.