Die Digitalisierung der Belege

Scanordner vor der erstmaligen Nutzung einrichten

Bevor Sie mit dem Scannen beginnen, legen Sie für jeden Mitarbeiter einen eigenen Scanordner im Netzwerk und im Modul Belege an. Die Anlage befindet sich im Bereich BELEGE unter Einstellungen / Scanordner oder direkt im Bereich Belege hinzufügen im Dropdown des Buttons Belege Scanordner. Zusätzlich sollten Sie diese Ordner beim Scanner in einem Profil pro Mitarbeiter hinterlegen.

Name: Sie können hier einen Namen für jeden Scanordner vergeben, der dann im Bereich Belege hinzufügen / Belege Scanordner angezeigt wird.

Ordner für Mitarbeiter: Scanordner können Sie einem Mitarbeiter zuordnen, somit sieht der jeweilige Mitarbeiter nur seine eigenen und etwaige öffentliche (kanzleiweite) Scanordner.

Anmerkung: Notiz zu diesem Scanordner.

Ordnerpfad: Im Ordnerpfad wird der am Laufwerk angelegte Scanordner hinterlegt.

Dokumente/Belege importieren: Je nach Aktivierung steht dieser Scanordner in der RZL KIS-Dokumentenverwaltung bzw. in der RZL Board Belegverarbeitung zur Verfügung.

Texterkennung (OCR) automatisch im Hintergrund ausführen: Diese Option steht nur dann zur Verfügung, wenn in den Einstellungen zur Texter-kennung „Nur bei ausgewählten Scanordnern“ ausgewählt wurde. Grundsätzlich empfehlen, Texterkennung im Hintergrund generell zu aktivieren. Somit wird die Texterkennung (OCR-Erkennung) vollautomatisch im Hintergrund ausgeführt, sobald neue Belege in einem Scanordner vorhanden sind und das RZL Board gestartet ist.

Belege für schnelleren Zugriff lokal kopieren: Bei Aktivierung dieser Option werden die Belege für die Bearbeitung lokal zwischengespeichert und die Zugriffe auf den Scan-Ordner auf ein Minimum reduziert. Diese Einstellung ist bei einer langsamen oder instabilen Verbindung zum Scan-Ordner zu empfehlen.

Tipps zum Scanvorgang

Papierbelege aufbereiten

Die Papierbelege sollten Sie bzw. Ihre Klienten ohne Klammern bzw. Heftung im Ordner sortiert ablegen. Sie müssen somit nur mehr die gesamten Rechnungen in den Scanner einlegen und per Stapeleinzug scannen.

Wir empfehlen standardmäßig doppelseitig zu scannen, da die gescannten Leerseiten im RZL sehr einfach automatisch entfernt werden können.

Qualität

Eine optimale Scanqualität liefert gute Ergebnisse bei der OCR-/Belegdaten-erkennung. Wir empfehlen 300 dpi.

Dateiformat

Als Ausgabeformat sollte PDF gewählt werden. Ob die Belege in Einzelseiten oder als Gesamtdokument gescannt werden, ist nicht relevant, da die Seiten in der RZL Belegverarbeitung auf Knopfdruck aufgeteilt bzw. zusammengefügt werden können.

Einstellungen zur OCR-Erkennung bei gescannten Belegen

Um aus den gescannten PDF-Belegen Werte auslesen zu können, wird das Bild mittels OCR/Texterkennung in einen verwertbaren Text umgewandelt. Den Einstellungsdialog für die Texterkennung (OCR) finden Sie im Menü Belege / Einstellungen / Texterkennung (OCR).

Folgende Möglichkeiten stehen zur OCR-Erkennung im RZL Board zur Verfügung:

Texterkennungs-Software (OCR-Engine)

1. Automatisch:
   Die von RZL aktuell empfohlene Software wird verwendet
   (derzeit unter Windows 10 bzw. 11: Microsoft OCR, sonst Google Tesseract 4.1.1)

2. Microsoft:
   Diese Einstellung wird nur empfohlen, wenn alle Mitarbeiter Windows 10 oder 11 verwenden, da Microsoft OCR unter Windows 7 nicht zur Verfügung steht.

3. Tesseract 4.1.1 (Google)

Für die Texterkennung im Hintergrund ausschließlich Microsoft OCR verwenden

1. Mit dieser Einstellung wird die Hintergrund-Texterkennung innerhalb einer Installation nur auf PCs durchgeführt, die Windows 10 oder 11 installiert und somit Microsoft OCR verwenden können. Somit ist sichergestellt, dass Belege nicht mit verschiedenen OCR-Engines ausgelesen werden.

Texterkennung (OCR) bei Scanordnern im Hintergrund ausführen

1. Alle Scanordner:
   Texterkennung wird bei allen angelegten Scanordner im Hintergrund ausgeführt, die Einstellung steht in den Stammdaten der Scanordner somit nicht mehr zur Verfügung.

2. Nur bei ausgewählten Scanordnern:
   Pro Scanordner kann definiert werden, ob eine Hintergrund-Texterkennung durchgeführt werden soll.

3. Bei keinem Scanordner:
   Hintergrund-Texterkennung wird generell nicht durchgeführt. Die Option steht in den Stammdaten der Scanordner somit nicht zur Verfügung.

Texterkennung (OCR) bei Klientenportal-Belegen bzw. Finmatics-Belegen im Hintergrund ausführen:

1. Mit dieser Option wird im Hintergrund über alle Klienten alle 10 Minuten überprüft, ob neue Belege vom Klientenportal oder von Finmatics zur Verfügung stehen. Diese Belege werden dann automatisch im Hintergrund heruntergeladen und die Texterkennung wird durchgeführt. Somit erspart man sich diese Zeit später bei der Belegdatenerkennung.

   1. Alle Klienten

   2. Keine Klienten

Alternativ zur Texterkennung im RZL Board kann diese auch vorgelagert durchgeführt werden. Die RZL Belegverarbeitung führt dann keine Texterkennung mehr durch, sondern verwendet den mitgelieferten Text.

Der Scanner macht die OCR-Erkennung (Einstellung direkt am Scanner).

Ein anderes vorgelagertes System übernimmt die OCR-Erkennung.

Erklärung zur OCR-Erkennung:

Verschiedenen OCR-Erkennungen (Scanner, Google oder Microsoft, …) können unterschiedliche Ergebnisse liefern. Probieren Sie selbst, wo Sie die besten Ergebnisse bekommen.

Wenn die OCR-Erkennung vom Scanner nicht zufriedenstellend ist, empfehlen wir diese bei Ihrem Scanner unbedingt zu deaktivieren. Im RZL Programm können Sie über die benutzerdefinierte Belegdatenerkennung die mitgelieferte, schlechte OCR-Erkennung verwerfen und von RZL (Microsoft OCR, tesseract von Google, …) über die Funktion RZL Texterkennung erzwingen neu ausführen lassen. Somit können Sie die Qualität vergleichen und sich dann für eine Software entscheiden.

Grundsätzlich empfehlen wir, wenn möglich, Original-PDF-Belege zu verwenden (PDF aus Fakturierung bzw. E-Mail vom Lieferanten), da bei Original-PDFs der Text im Normalfall vollständig richtig eingebettet geliefert wird und somit keine OCR-Erkennung mehr notwendig ist.