Registerblatt „Bearbeiten“¶
Im folgenden Abschnitt werden die Symbole und Einstellungen des Registerblattes Bearbeiten erläutert.
Lesezeichen¶
Lesezeichen einfügen und löschen¶
Zum schnelleren Auffinden von bestimmten Seiten können Sie mit der Schaltfläche Lesezeichen einfügen ein Lesezeichen einfügen, mit der Schaltfläche Lesezeichen löschen können Sie ein Lesezeichen wieder löschen.
Klicken Sie im RZL PDF-Manager auf die gewünschte Seite des PDF-Dokuments (z.B. auf die Seite 6) und klicken Sie auf Lesezeichen hinzufügen. Anschließend wird Ihnen ein Lesezeichen für die Seite 6 erstellt. Sie können beliebig viele Lesezeichen auf den entsprechenden Seiten erstellen. Durch Klick auf ein Lesezeichen wird im RZL PDF-Manager die jeweilige Seite des Dokuments geöffnet.
Hinweis
Durch Doppelklick auf ein Lesezeichen können Sie für das Lesezeichen einen eigenen Namen vergeben.
Eine Ebene höher oder tiefer¶
Hier können Sie für ein angeklicktes Lesezeichen mit den Schaltflächen Ebene höher bzw. Ebene tiefer zusätzlich eine Hierarchie aufbauen. (Das Lesezeichen wird dazu eingerückt.)
Lesezeichen nummerieren¶
Sie haben Sie die Möglichkeit, bei einem Gesamtdokument die einzelnen Seiten oder Lesezeichen fortlaufend zu nummerieren. Markieren Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie anschließend Schaltfläche Nummerierung hinzufügen.
Lesezeichennummerierung entfernen¶
Mit der Schaltfläche Nummerierung entfernen können Sie die Lesezeichennummerierung wieder entfernen.
Abschnitt definieren¶
Um ihr Dokument zu Unterteilen können Sie über die Schaltfläche Abschnitt definieren Abschnitte einfügen und bestimmen.
Einfügen¶
Hintergrund¶
Im RZL PDF-Manager haben Sie die Möglichkeit einen Hintergrund (z. B. Ihr Firmenlogo) bei Ihren Dokumenten zu hinterlegen. Sie können dazu folgende Formate verwenden: .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .tif, .bmp, .gif (-nicht animiert).
Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Hintergrund um einen bestehenden Hintergrund für Ihr Dokument auszuwählen.
Um einen neuen Hintergrund hinzuzufügen klicken Sie auf Hintergrund, klicken unten auf die Schaltfläche Hintergründe verwalten. Wählen sie anschließend die Option Neuer Hintergrund. Sie können anschließend die gewünschte Datei auswählen.
Hinweis
Eine Grafik wird vom Programm automatisch auf die gesamte Seitengröße des Dokumentes „gestreckt“. Um dies zu vermeiden, können Sie folgende Vorgehensweise anwenden:
Erstellen Sie in einem Grafikprogramm eine neue, weiße Seite/Bild/Grafik (z.B. gleich im A4-Format). Platzieren Sie darin Ihr Logo oder andere grafische Bausteine nach Belieben. Wenn Sie dieses Bild dann als Hintergrund auswählen, wird vom Programm keine Streckung oder Füllung vorgenommen.
Inhaltsverzeichnis¶
Mit der Schaltfläche Inhaltsverzeichnis können Sie für Ihre Dokumente ein Inhaltsverzeichnis erstellen, um sofort einen Überblick über den Inhalt des gesamten Dokuments zu erhalten. Die Zusammenstellung des Inhaltsverzeichnisses erfolgt durch Auflistung aller Lesezeichen, die nach dem Inhaltverzeichnis-Lesezeichen des Dokuments gereiht wurden.
Um ein Inhaltsverzeichnis zum Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol Inhaltsverzeichnis und wählen Sie einen bestehenden Inhaltsverzeichnis-Bericht aus oder erstellen Sie einen neuen Inhaltsverzeichnis-Bericht indem Sie auf Inhaltsverzeichnis erstellen klicken.
Anschließend wird in einem zweiten Fenster der Report Designer geöffnet, mit dem Sie Ihre neue Inhaltsverzeichnis-Vorlage erstellen und bearbeiten können. Mit dem Stift-Symbol neben einem Bericht, können Sie einen bestehenden Bericht bearbeiten. Die Bedienung des Report Designers finden Sie im Reporting-Handbuch.
Mit dem Papierkorb-Symbol kann ein Bericht gelöscht werden. Alle Berichte gelten automatisch Kanzleiweit.
Hinweis
RZL stellt Ihnen bereits fertige Muster-Inhaltsverzeichnisse zur Verfügung. Nach Anklicken der Schaltfläche Inhaltsverzeichnis können Sie die einzelnen Verzeichnisse mit dem Stift-Symbol bearbeiten und für Ihre Bedürfnisse anpassen.
Bezeichnungsschema¶
Mit der Schaltfläche Bezeichnungsschema können Sie Ihre Dokumente automatisiert umbenennen lassen indem Sie die RZL Bezeichnung eines Ausdrucks nach Ihren eigenen Wünschen anpassen. Legen Sie hierzu ein Bezeichnungsschema an und vergeben Sie Ihre Ersatzbezeichnungen. Alle Bezeichnungsschemata sind automatisch Kanzleiweit gültig. Bearbeitet und gelöscht werden dürfen diese durch die Benutzergruppen Klientenbearbeiter und KIS-Administrator.
In der Oberfläche Bezeichnungsschema erstellen/bearbeiten erhalten Sie eine Übersicht der Ausdrucke aus den verschiedenen RZL-Programmen. Suchen Sie Ihren gewünschten Eintrag und vergeben Sie Ihren Ersatztext. Platzhalter können ebenfalls vergeben werden.
Das Häkchen „Nur abweichende anzeigen“ erlaubt Ihnen, nur jene Einträge anzuzeigen, welche von Ihnen geändert wurden.
Individuelle Bezeichnungen:
Hier können Sie für eigene Dokumente mit bestimmter Bezeichnung einen
Ersatztext mit Platzhalter vergeben.
Um ein Bezeichnungsschema auf ein Dokument anzuwenden, markieren Sie das gewünschte Dokument in der Dokumentenliste den RZL PDF-Managers und klicken Sie die Schaltfläche Bezeichnungsschema (11) im Reiter Bearbeiten des Menüs und wählen das Bezeichnungsschema aus. Nach der Auswahl wird das Schema direkt angewendet.
Des Weiteren finden Sie in der Detailansicht einen neuen Reiter Bezeichnungsschema, in dem Sie das Schema noch einmal ändern oder wieder entfernen können. Falls Sie es entfernen, werden die ursprünglichen Titel der Dokumente wiederhergestellt, falls möglich.
Seitennummerierung einfügen¶
Über die Schaltfläche Seitennummerierung (Abb.4-1) können Sie die Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe für die Seitennummerierung festlegen.
Zudem können Sie die Positionierung (Mitte, Links, Rechts) der Seitenbezeichnung einstellen. Des Weiteren können Sie festlegen, ob die Nummerierung beispielsweise erst ab Seite 2 angezeigt werden soll und ab welcher Nummer die Nummerierung beginnen soll. Zusätzlich können Sie festlegen ob Formulare bedruckt werden sollen und ob das Formular bei der Zählung inkludiert werden soll.
Wenn Sie die Seitennummerierung entfernen möchten, klicken Sie dazu einfach auf das Papierkorb-Symbol neben dem Wort Seitennummerierung.
Wasserzeichen hinzufügen¶
Um Ihr Dokument zu schützen, können Sie dieses mit einem Wasserzeichen (einem Schriftzug quer über die Seite, wie etwa Vertraulich, Kopie oder Muster) versehen. Sie können die Schriftart, Farbe, Eigenschaft und Ausrichtung des Schriftzugs einstellen. Zusätzlich können Sie festlegen ob Formulare bedruckt werden sollen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Wasserzeichen.
Wenn Sie das Wasserzeichen entfernen möchten, klicken Sie dazu einfach auf das Papierkorb-Symbol neben dem Wort Wasserzeichen (siehe Markierung im Bild oben).
Dokumentenschutz hinzufügen¶
Um Ihre Dokumente vor unberechtigten Zugriffen zu schützen, können Sie im Menüpunkt Dokumentenschutz ein Passwort zum Öffnen und ein PDF-Administratorpasswort vergeben.
Ein individuell eingegebenes Passwort wird immer vorrangig behandelt! Somit kann, falls Sie ein Passwort vergeben, die Funktion „Klienten/Dienstnehmer/Kunde Passwort verwenden“ in KIS, Klientenportal und E-Mail Dialogen nicht genutzt werden.
(Definition) Passwort zum Öffnen: Wenn Sie ein Passwort zum Öffnen eines Dokuments festlegen, kann die PDF-Datei nur geöffnet werden, wenn das von Ihnen festgelegte Passwort eingegeben wird.
(Definition) PDF-Administratorpasswort: Wenn Sie ein Administratorpasswort festlegen, können die Empfänger das Dokument ohne Eingabe eines Passworts öffnen (falls kein Passwort zum Öffnen hinterlegt ist). Die eingeschränkten Funktionen (siehe angehakte Checkboxen in Abb.4-9) können jedoch nur nach Eingabe dieses Passwortes bearbeitet werden. Das Administratorpasswort schaltet immer alle Funktionen frei, wenn dieses eingegeben wird.
Mittels Aktivieren der Checkboxen entscheiden Sie, ob folgende Funktionen erlaubt sein sollen. Diese Einstellungen gelten jedoch nur für NICHT-PDF-Administratoren des Dokuments. Der PDF-Administrator kann immer alle Funktionen ausführen. Um diese Funktionen setzen zu können muss ein PDF-Administratorpasswort hinterlegt sein. Ob es das kanzleiweite PDF-Administratorpasswort oder ihr individuelle PDF-Administratorpasswort ist, ist Ihnen überlassen.
Kopieren von Text zulassen
Durch Anhaken kann nachträglich aus dem PDF-Dokument ein Text herauskopiert werden.
Notizen bearbeiten zulassen
Durch Anhaken können im Nachhinein in das PDF-Dokument Notizen hinzugefügt werden.
Drucken zulassen
Durch Anhaken kann das PDF-Dokument ausgedruckt werden.
Bearbeiten zulassen
Durch Anhaken kann das PDF-Dokument nachträglich bearbeitet werden.
Wenn Sie den Dokumentenschutz entfernen möchten, klicken Sie dazu einfach auf das Papierkorb-Symbol (siehe Markierung im Bild oben) neben dem Wort Dokumentenschutz.
Passwort zum Öffnen
Tragen Sie das gewünschte Passwort ein.
PDF-Administratorpasswort
Analoges Vorgehen wie beim Hinzufügen eines Passworts zum Öffnen.
Kanzleiweites PDF-Administratorpasswort verwenden
Durch Aktivieren dieser Schaltfläche können Sie das kanzleiweite Administratorpasswort beim Dokument verwenden. Dieses kann in einem beliebigen RZL-Win Programm im Menü Hilfsmittel – Einstellungen – Kennwörter geändert werden. Initial ist das PDF-Administratorkennwort ihr Lizenzkennwort. Um das PDF-Administratorpasswort ändern zu können müssen Sie das aktuelle PDF-Administratorpasswort kennen.
Hinweis
Mit einem Passwort geschützte Dokumente können nach Abspeichern oder Versenden ausschließlich mit dem hinterlegten Passwort wieder geöffnet werden.
Sollte das Passwort nicht mehr bekannt sein, wiederholen Sie gegebenenfalls den PDF Druck und/oder setzen Sie bei dem noch bestehenden Dokument ein neues Passwort.
Wurde eine PDF-Datei mit einem Passwort zum Öffnen und einem PDF-Administratorpasswort versehen, ist das Öffnen mit jedem dieser Passwörter möglich. Zum Ändern der eingeschränkten Funktionen muss jedoch das PDF-Administratorpasswort verwendet werden.
Kommentar¶
Über die Schaltfläche Kommentar oder einem Doppelklick auf das gewünschte Dokument in der Vorschau gelangen Sie in ein neues Bearbeitungsfenster. Hier können Sie individuelle Textfelder und Notizen in das Dokument einfügen.
Text hinzufügen:
Ein Textfeld können Sie über die Schaltfläche Text hinzufügen (1) in das Dokument einfügen. Die Größe und Position sind frei wählbar (2).
In der Liste der Kommentare (3) können Sie weitere Einstellungen zu Schriftgröße, Schrift- und Rahmenfarbe und Hintergrundfarbe treffen. Weiters kann hier das Textfeld wieder entfernt (4) und der Text bearbeitet werden.
Notiz hinzufügen:
Über die Schaltfläche Notiz hinzufügen (1) können Sie eine Notiz in das Dokument einfügen. Am Dokument wird nur das Symbol für die Notiz angezeigt (2), der Text ist rechts in der Liste der Kommentare einzutragen. Weiters können Sie dort die Notiz entfernen (3).
