WEBEKU Webservice
Diese Anbindung – über einen neu anzulegenden USP-Webservice-Benutzer – ermöglicht einen einfachen und direkten Zugriff auf die Kontosalden und/oder Buchungen auf den abgerechneten ÖGK-Beitragskontonummern.
Anlage eines Webservice-Benutzers im Unternehmensserviceportal (USP)
In den meisten Fällen wird es noch keinen Webservice-Benutzer im Unternehmensserviceportal geben. Dafür muss der Administrator in Ihrem Unternehmensserviceportal wie folgt vorgehen:
Wählen Sie zunächst den Punkt Webservicekonten verwalten.
Über die Schaltfläche Neues Konto anlegen wird automatisch ein Benutzername vergeben, der noch mit einer E-Mail-Adresse ergänzt werden muss. Bereits bestehende Webservice-Benutzer können Sie in dieser Liste bearbeiten bzw. löschen.
Im anschließenden Bildschirm können Sie über die entsprechende Schaltfläche ein PDF-Dokument mit den Zugangsdaten herunterladen, das Sie abspeichern oder ausdrucken sollten.
Nun muss der neu angelegte Webservice–Benutzer noch mit der entsprechenden Berechtigung belegt werden. Dazu wählen Sie im USP die Option Webservicerechte verwalten.
Über den Punkt Zuordnen können Sie den jeweiligen Benutzer „WEBEKU WS-Beitragskonto“ zuordnen.
Hinweis
Bei Fragen zur Anlage eines Webservice-Benutzers für den WEBEKU-Webservice im USP wenden Sie sich bitte an https://www.usp.gv.at/ueber-das-usp/index/kontakt.html.
Hinterlegung des Webservice-Benutzers in der ZMV (Zentralen Mandantenverwaltung)
Die oben erhaltenen Zugangsdaten geben Sie in der ZMV (Zentralen Mandantenverwaltung) unter Allg. Dateien / Stammdaten Absender im Registerblatt Online-Dienste ein:
Aufruf in der RZL Lohnverrechnung
Sie haben in der Symbolleiste einen neuen Button für den Aufruf des WEBEKU Dialogs 
Ebenso können Sie über Aufruf / WEBEKU Abfrage den Dialog öffnen.
Suchen / Öffnen
Durch Auswahl des Buttons Suchen / Öffnen werden alle Beitragskonten dieses Klienten in der Tabelle darunter angeführt:
Hinweis
Es werden nur all jene Beitragskonten angeführt, die im Klienten bzw. Unterdienstgeber hinterlegt sind und die im USP zugeordnet wurden.
Den aktuellen Saldo der einzelnen Beitragskontonummern sehen Sie in der Spalte Saldo.
Ausgabe-/Ausdruckmöglichkeiten
Sie haben in den drei Bereichen Kontosalden, Buchungsliste und Kontoinformationen die Möglichkeit:
- die Liste zu drucken (Druckvorschau, Drucker und PDF-Drucker bzw. PDF-Manager)
- die Liste zu exportieren (PDF, xlsx, csv)
- die Liste zu kopieren
- den Eintrag zu kopieren.
Aufruf Kontoinformation
Durch das Markieren des gewünschten Beitragskontos und Anwahl der rechten Maustaste öffnet sich das Kontextmenü. Wählen Sie hier Kontoinformation öffnen aus.
Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Wählen Sie hier Suchen / Öffnen aus, damit die Kontoinformationen des Beitragskontos angezeigt werden.
Hinweis
Durch Auswahl des Zurück-Buttons kommen Sie in die Beitragskontenliste zurück.
Aufruf Kontobuchungsliste
Durch Markieren des gewünschten Beitragskontos und Anwahl der rechten Maustaste öffnet sich das Kontextmenü. Wählen Sie hier Kontobuchungsliste öffnen aus.
Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Wählen Sie hier Suchen / Öffnen an, damit die Buchungsliste des Beitragskontos erscheint.
Bei diesem Dialog haben Sie die Möglichkeit, nach bestimmten Kriterien eine Einschränkung vorzunehmen (Buchungszeitraum, Buchungsdatum und Beitragszeitraum).
Hinweis
Durch Auswahl des Zurück-Buttons kommen Sie in die Beitragskontenliste zurück.
Abfragefehler
Kommt es zu einem Abfragefehler, erscheinen unterhalb des Fortschrittbalkens ein oder mehrere Hinweise.
Zum Beispiel:
Es ist eine Beitragskontonummer beim Klienten hinterlegt, wofür es im USP keine Abfrageberechtigung gibt.
Versicherungsnummernabfrage
Sie haben die Möglichkeit in der Abrechnung des Dienstnehmers oder über Aufruf / WEBEKU SV Nr. Abfrage die Versicherungsnummernabfrage durchzuführen.
Einstellungen im USP-Portal
Im USP-Portal geben Sie beim bereits bestehenden Webservicekonto noch die Berechtigung für die Abfrage VSNR hinzu.
Versicherungsnummernabfrage in der Abrechnung des Dienstnehmers
Im Bereich Stammdaten Dienstnehmer finden Sie den neuen Aufruf-Button Abfrage SV-Nr.
Hinweis
Wenn der Button Abfrage SV-Nr. ausgegraut ist, dann ist in der ZMV (Zentrale Mandantenverwaltung) kein WEBEKU-Benutzer hinterlegt.
Sobald die Versicherungsnummernabfrage gestartet wird, erscheint ein neues Fenster.
Die Felder in diesem Fenster werden ausgefüllt, wenn in der Abrechnung diese Daten vorhanden sind. Pflichtfelder sind Name, Vorname und Geburtsdatum.
Durch Anwahl der Schaltfläche Suchen erscheint folgender Hinweis:
Mit diesem Hinweis möchten wir Sie darauf aufmerksam machen, dass bei jeder Abfrage das WEBEKU aufzeichnet, wer eine Abfrage durchgeführt hat. Dies muss WEBEKU aus datenschutzrechtlichen Gründen machen. Daher empfehlen wir, dass Sie nicht wahllos Abfragen durchführen, sondern nur wenn erforderlich.
Wurde die Abfrage erfolgreich durchgeführt, erhalten Sie als Antwort die Sozialversicherungsnummer.
Durch Anwahl der Schaltfläche Übernehmen / Zwischenablage wird die Sozialversicherungsnummer in das Feld SV-Nummer übernommen.
Versicherungsnummernabfrage über Aufruf
Sie haben auch die Möglichkeit, die Versicherungsnummernabfrage über Aufruf / WEBEKU SV Nr. Abfrage aufzurufen, woraufhin der WEBEKU Versicherungsnummernabfrage-Dialog erscheint. Der Dialog kann dann mit den Pflichtfeldern Name, Vorname und Geburtsdatum befüllt werden. Durch Drücken des Buttons Suchen ist der Hinweis bezüglich Datenschutzes zu sehen, sowie nach erfolgreicher Suche die Sozialversicherungsnummer. Die Sozialversicherungsnummer kann über die Schaltfläche Übernehmen / Zwischenablage in die Zwischenablage kopiert und in ein beliebiges Feld oder Dokument eingefügt werden.