Erstellung eines Entsendungsantrages

Neuanlage eines Entsendungsantrages

Österreichische Dienstnehmer, die ins Ausland entsendet werden, müssen zum Nachweis der bestehenden SV-Pflicht im Arbeitgeberstaat Österreich das Formular A1 mitführen. Um dieses Formular A1 zu erhalten, muss ein sogenannter Entsendungsantrag an die ÖGK gestellt werden.

Über den Menüpunkt Stamm / Entsendungsantrag ist zunächst der betroffene Dienstnehmer auszuwählen und der Beginn der Entsendung zu bestimmen (Aufruf der Dienstnehmer mit der F2-Taste).

Nach Anwahl der Schaltfläche Anlegen wird der Erfassungsdialog geöffnet. Dort müssen Sie zunächst die Art des Entsendungsantrages bestimmen: Dabei stehen folgende Arten des Entsendungsantrags zur Auswahl:

E1 – Entsendung eines Arbeitnehmers in einen anderen Mitgliedsstaat
E2 – Beschäftigung für einen Arbeitgeber in mehreren Mitgliedsstaaten
E5 – Entsendung eines Arbeitnehmers in einen Staat mit bilateralem Abkommen
EA – Ausnahmeregelung grenzüberschreitende Telearbeit

Seit 01.01.2021 können Entsendungen nicht nur für EU/EWR – Staaten über ELDA gemeldet werden, sondern auch für eine Reihe von Drittstaaten, mit denen ein bilaterales Abkommen besteht. Dazu zählen u. a. Australien, Kanada, Dänemark, Chile, Albanien, usw.

Nach der Bestimmung der Entsendungsart bzw. des Formulars (E1, E2 oder E5) können die Stammdaten des Dienstgebers und des Dienstnehmers falls nötig noch bearbeitet werden. Abweichende Eingaben sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.

Tipp

Wenn der Firmenwortlaut länger als 40 Zeichen hat, dann können Sie in der ZMV (Zentrale Mandantenverwaltung) unter Klient / Stammdaten / Registerblatt Steuer I ganz unten bei Firmenbuch das Feld vom Firmennamen abweichenden Namen für Firmenbuch / Honorarnoten verwenden aktivieren und dort den vollen Firmenwortlaut eintragen. Wenn dieses Feld befüllt ist, dann greift der Entsendungsantrag auf diesen Firmennamen zu.

Der 2. Teil des Entsendungsantrages enthält neben Informationen zu der Art der Beschäftigung, vor allem den Beschäftigungsstaat und den Beschäftigten im Ausland sowie die voraussichtliche Dauer der Beschäftigung

Über das Kontextmenü (rechte Maustaste im grauen Bereich) oder mit der Taste F9 bzw. der Tastenkombination Strg + F9 werden die noch fehlenden Pflichtfelder direkt angesteuert oder in einer Listenform dargestellt.

Übermittlung des Entsendungsantrages an die ÖGK

Wurden alle Pflichtfelder befüllt und wird anschließend der Dialog über Speichern verlassen, wird folgender Hinweis angezeigt.

Wird diese Abfrage mit Ja beantwortet, kommt es direkt zur Übernahme in die ÖGK-Datei. Über Klient / Elektronische Übermittlung / Elektronische Meldung ÖGK absenden wird diese Meldung dann einzeln oder mit anderen Meldungen gemeinsam an die ÖGK übertragen.

Tipp

Bei Entsendungsanträgen gibt es aus technischen Gründen keine Möglichkeit das normale ELDA-Übertragungsprotokoll in das RZL-Lohnverrechnungsprogramm zu übernehmen. Die Übermittlung selbst wird dadurch aber NICHT verhindert.

Über den Menüpunkt Bearbeiten / Elektronische Übermittlung / Elektronische Entsendungsanträge erstellen kann ein bereits erfasster Antrag auch zu einem späteren Zeitpunkt übermittelt werden. In diesem Dialog ist auch die Stornierung eines bereits übermittelten Antrags möglich

Übernahme des Entsendeformulars A1

Der Entsendungsantrag wird zunächst manuell von den Sachbearbeitern der Sozialversicherungsträger bearbeitet und daraufhin das entsprechende Formular A1 über ELDA retour geschickt. Sie sollten hier vor der Abreise des Dienstnehmers daher einige Tage Bearbeitungszeit einplanen. Der Abruf bzw. Empfang dieser Formulare erfolgt nach den gleichen Prinzipien wie z. B. bei den Krankenstandsbescheinigungen oder den Clearingfällen. Beim ersten Programmstart am Tag bzw. bei jeder Übermittlung wird automatisch abgefragt, ob Entsendebestätigungen vorhanden sind. Über Bearbeiten / Elektronische Übermittlung / Elektronische Entsendungsanträge … werden diese Anträge dann im Programm gesammelt.

Tipp

Mit Hilfe der Schaltfläche Empfangen ist es in diesem Dialog möglich, jederzeit auch eine manuelle Abfrage über ELDA auszulösen.

Ausdruck des Entsendeformulars A1

Mit einem Doppelklick auf den Eintrag kann das Dokument geöffnet bzw. natürlich auch als PDF-Dokument gespeichert und ausgedruckt werden. Dieses Dokument muss der entsendete Mitarbeiter im Ausland stets mitführen.

Tipp

Eine klientenübergreifende Sammlung sämtlicher Entsendungsanträge in der Kanzlei finden Sie unter Klient / Elektronische Übermittlung / Elektronische Entsendungsanträge.

Über den Menüpunkt Ausdruck / Sonderdrucke / Entsendungsantrag…(Formular) ist es ebenfalls möglich, das entsprechende Formular auszudrucken.