SV-Clearingsystem
Seit 01.01.2019 werden Rückmeldungen und Fehlerhinweise durch die Österreichischen Gesundheitskasse nur mehr in elektronischer Form bekannt gegeben. Statt eines Schreibens per Post oder eines Telefonanrufes erhält man einen sogenannten Clearingfall zugestellt. Diese Zustellung erfolgt einerseits über das Portal WEBEKU der Österreichischen Gesundheitskasse und andererseits mit Hilfe der ELDA-Software.
Clearingsystem-E-Mail-Verständigung
Speziell dann, wenn das Lohnprogramm nur sporadisch geöffnet wird, sollten Sie sicherstellen, dass Sie keine in den Clearingfällen definierte Frist versäumen. Im Portal WEBEKU können hierfür je Beitragskontonummer E-Mail-Adressen hinterlegt und bearbeitet werden.
Falls anschließend ein Clearingfall eintrifft, ist sichergestellt, dass der entsprechende Sachbearbeiter rechtzeitig darauf reagieren kann.
Zuordnungsanwendung
Die automatische Übernahme der Clearingfälle erfolgt mit Hilfe der ELDA-Software, die auch für die Übermittlung der Meldungen herangezogen wird. Hierfür muss jedoch zunächst sichergestellt werden, dass sämtliche Clearingfälle auch in der ELDA-Software des zuständigen Dienstgebers bzw. der zuständigen Kanzlei landen.
Hierfür wurde im Unternehmensserviceportal mit dem Punkt SV-Clearingsystem Zuordnungsanwendung eine neue Funktion geschaffen.
Es muss hier einmalig eine Zuordnung sämtlicher Beitragskontonummern der Kanzlei / Firma zur jeweiligen Seriennummer erfolgen.
Tipp
Nur mit Hilfe der Zuordnungsanwendung können Sie sicherstellen, dass auch Clearingfälle, die keinen direkten Bezug zu einer erfolgten Meldung haben (z. B. Mahnungen wegen fehlender Abmeldung), in der ELDA-Software zugestellt werden.
Clearingfälle im RZL-Lohnprogramm
Die RZL-Lohnverrechnung prüft beim Programmstart, ob neue Clearingfälle in der ELDA-Software vorhanden sind, diese werden gegebenenfalls durch einen Hinweis angezeigt.
Tipp
Wie bei den Krankenstandsbescheinigungen wird auch bei den Clearingfällen bei jeder „normalen“ ELDA-Übermittlung geprüft, ob neue Clearingfälle vorhanden sind.
Das eigentliche Dialogfeld für die Clearingfälle kann über das Symbol in der Menüleiste geöffnet werden.
Der Menüpunkt Bearbeiten / Elektronische Übermittlung / Elektronische Meldung ÖGK – Clearingfälle zeigt ebenso jene Clearingfälle an, die dem betroffenen Klienten zugeordnet sind. In der Übersichtsmaske wird eine Reihe von Informationen zum Clearingfall bereits dargestellt.
Über einen Doppelklick auf den Clearingfall können Sie zudem einen genaueren Detailüberblick zum jeweiligen Clearingfall gewinnen. Auf Basis des jeweiligen Rückmeldetextes müssen dann durch den Benutzer entsprechende Maßnahmen gesetzt werden z. B. die fehlende Anmeldung nachreichen.
Falls Sie aus dem Rückmeldetext keine Rückschlüsse auf den Fehler bzw. das Problem ziehen können, empfehlen wir vorab die Kontaktaufnahme mit der ÖGK. Allerdings sind manche Clearingfälle auch nur als Hinweis zu verstehen, die nicht unbedingt eine entsprechende Korrektur erfordern.
Wurden die notwendigen Maßnahmen gesetzt, kann der Clearingfall über das Kontextmenü (rechte Maustaste) oder über die F3-Taste anschließend auf geschlossen gesetzt werden.
Im Clearingdialog finden Sie zudem noch diverse Filter- und Druckoptionen, sowie für den Ausnahmefall die Möglichkeit, Clearingfälle nochmals aus einer Datei bzw. einem Verzeichnis heraus manuell zu übernehmen.
Tipp
Es gibt wie bei den Krankenstandsbescheinigungen, ebenso einen klientenübergreifenden (globalen) Dialog, der die Clearingfälle sämtlicher Klienten anzeigt. Dieser kann über den Menüpunkt Klient / Elektronische Übermittlung / Elektronische Meldung ÖGK – Clearingfälle erreicht werden.
Die Clearingfälle zum Thema Verrechnungsgrundlage gibt es in den unterschiedlichsten Ausprägungen, weshalb es auch nicht möglich ist, einen einzigen Lösungsweg hierfür zu nennen. Die RZL-Lohnverrechnung versucht aufgrund diverser interner Prüfungen eine vom Standardfall 1 = „Zeit und Abrechnung in SV und BV“ abweichende Verrechnungsgrundlage zu ermitteln, z. B. im Falle von lang andauernden Krankenständen.
Da es noch einige Konstellationen gibt, die wir nicht automatisieren können, haben wir im Abrechnungsbildschirm Sozialversicherung die Möglichkeit geschaffen, diese Grundlage manuell zu steuern.
