Digitaler Personalakt

Mit dem kostenpflichtigen RZL Lohn Modul digitaler Personalakt für die Lohnverrechnung, welches in Kombination mit dem RZL Lohn-Programm, dem RZL Board, dem RZL KIS und der RZL Dokumentenverwaltung plus verfügbar ist, wollen wir die Digitalisierung auch im Bereich der Lohnverrechnung vorantreiben und Ihnen den einfachen und sicheren Umgang mit den sensiblen Lohndokumenten ermöglichen.

RZL BOARD

Hinterlegung Berechtigungen im RZL BOARD

Nach Lizenzierung des digitalen Personalakts im RZL Kanzleiinformationssystem und Zuweisung der entsprechenden Berechtigungen an den Benutzer im RZL BOARD, erscheinen in allen drei Ebenen (Mein Arbeitsplatz, Klient und Kanzlei) unter dem Punkt Dokumente die Menüpunkte Lohn Allgemein sowie DN-Dokumente.

Aufgrund der Sensibilität dieser Dokumente ist es möglich, spezielle Sichtbarkeitsrechte zu bestimmen. Im RZL BOARD im Bereich Stammdaten im Registerblatt Berechtigungen, wählen Sie die Funktion Dokumentenverwaltung aus.

Kontrollieren Sie auch, ob im RZL BOARD unter Stamm / Mitarbeiter bei dem Benutzer unter Berechtigungen / Einstellungen folgende Einstellungen gesetzt sind:

KIS (Kanzleiinformationssystem)

Hinzufügen von Dokumenten aus dem RZL LOHN (digitaler Personalakt)

Je nachdem auf welcher Ebene Sie sich befinden, finden Sie unter LOHN Allgemein alle LOHN-spezifischen Dokumente und unter DN-Dokumente (Dienstnehmer-Dokumente) alle Dokumente mit Bezug zu einem Dienstnehmer Ihres Klienten. Die Funktionen innerhalb dieser Liste sind mit den Funktionen der Standard Dokumentenliste identisch.

Im Detail der Dokumente erkennen Sie die LOHN-Dokumente stets am Dokumentbereich Lohn- u. Gehaltsverrechnung (1).

Innerhalb der Liste der DN-Dokumente haben Sie die Möglichkeit, einen Filter auf einen Dienstnehmer zu setzen, um sich alle lohnrelevanten Dokumente für diesen Dienstnehmer anzeigen zu lassen.

Die Einstellung, unter welcher Kategorie und mit welchem Thema die ELDA-Dokumente abgelegt werden sollen, erfolgt im KIS im Menüpunkt Verwaltung / ELDA-Zuweisungen.

Andere Dokumente aus RZL LOHN hinzufügen

Alle anderen Dokumente aus dem RZL LOHN können über den RZL PDF-Manager-Premium bzw. den RZL PDF-Drucker in das RZL Kanzleiinformationssystem hinzugefügt werden. Der Dokumentbereich LOHN- u. Gehaltsverrechnung wird hier bereits automatisch zur korrekten Zuordnung vorgeschlagen.

Wird mittels Druckreihenfolge eine Auswertung in Einzeldruck ausgegeben, bekommt diese Auswertung derzeit keinen Bezug zu einem einzelnen Dienstnehmer.

LOHN Dokumente aus dem Explorer / den MS-Office Programmen hinzufügen

Wenn Sie LOHN Dokumente aus dem Explorer bzw. den MS-Office Programmen in den digitalen Personalakt des RZL Kanzleiinformationssystems hinzufügen möchten, müssen Sie den vorhandenen Dokumentbereich Lohn- u. Gehaltsverrechnung (1) manuell auswählen.

RZL LOHN

Zuordnung der Dokumente zum digitalen Personalakt

Neben der Zuordnung von Dokumenten über die Dokumentenverwaltung im RZL-Kanzleiinformationssystem, können Sie mit Hilfe des RZL PDF-Manager-Premium bzw. RZL PDF-Druckers auch direkt Dokumente aus der RZL-Lohnverrechnung im digitalen Personalakt ablegen.

Um die Zuordnung sämtlicher Dokumente mit Bezug zu einem einzelnen Dienstnehmer zu ermöglichen, gibt es bei sämtlichen Ausdrucken mit Bezug zu einem einzelnen Dienstnehmer die Option Einzeldruck.

Im RZL PDF-Manager-Premium werden bei diesen Dokumenten, neben dem für den Digitalen Personalakt wichtigen Dokumentenbereich Lohn- und Gehaltsverrechnung, auch die spezifischen Informationen zum Dienstnehmer mitübermittelt.

Über die Schaltfläche KIS im RZL PDF-Manager-Premium erfolgt die Ablage der Dokumente im RZL Kanzleiinformationssystem. Dokumente ohne Dienstnehmerbezug werden im Dokumentenbereich der neuen Unterebene Lohn Allgemein zugeordnet. Jene mit Bezug zu einem einzelnen Dienstnehmer sind im Navigator unter DN-Dokumente zu finden.

Aufruf der Dokumente aus der RZL-Lohnverrechnung

Entsprechend der Aufteilung des neuen Personalakts in zwei Teilbereiche enthält die Symbolleiste nun zwei neue Symbole für den Aufruf der Dokumente.

Mit der linken Schaltfläche sind sämtliche Dokumente, bei denen ein bestimmter Dienstnehmer zugeordnet ist, aufrufbar (Einzelabrechnung, Urlaubskartei, EFZ-Antrag…).

Ein Klick auf das rechte Symbol öffnet Dokumente, die zwar dem Dokumentenbereich Lohn- und Gehaltsverrechnung zugeordnet sind, aber keine Verknüpfung mit einem einzelnen Dienstnehmer haben.

Innerhalb der Abrechnung gibt es ebenfalls die Möglichkeit, Dokumente mit Bezug zum Dienstnehmer aufzurufen.

Im Gegensatz zum Aufruf außerhalb der Abrechnung sind hier jene Dokumente vorselektiert, die dem Dienstnehmer zugeordnet sind, dessen Abrechnung gerade geöffnet ist. Es ist jedoch möglich, diesen vordefinierten Filter zu entfernen.

Über den Aufruf der Dienstnehmerliste (z. B. unter Abrechnungen / Korrektur letzte Abrechnung) ist es ebenfalls möglich, die Dienstnehmerdokumente aufzurufen.

Aufrufdialog Personalakt

Der Aufbau des Aufrufdialogs für den digitalen Personalakt entspricht in großen Teilen optisch dem Aufrufdialog, den Sie aus der Dokumentenverwaltung im RZL Kanzleiinformationssystem bereits kennen.

Direkt aus dem Aufrufdialog heraus können die Dokumente per E-Mail an den Dienstgeber oder Dienstnehmer verschickt, auf das RZL Klientenportal hochgeladen, an den PDF-Manager gesendet oder als Datei ausgegeben werden.

Zudem ist es möglich, die Dokumentenliste zu kopieren bzw. in mehrere verschiedene Dateiformate zu exportieren. Der Aufrufdialog unterscheidet sich in der Zahl der Spalten, je nachdem, ob man das Symbol für die Allgemeinen Lohndokumente

oder für die Dokumente mit Bezug zu einem einzigen Dienstnehmer wählt.

Die Nutzung der Filter- und Sortierfunktion im Aufrufdialog erfolgt über die Spaltenüberschriften. Die temporären Filter werden über das Trichtersymbol in der Spaltenüberschrift gesetzt. Dieses ist nur sichtbar, wenn man mit dem Mauszeiger darüber gleitet. Hier stehen Ihnen verschiedene Operatoren zur Filterung zur Verfügung. In einigen Feldern können Sie auch direkt Filterwerte ansteuern.

In der linken oberen Ecke des Fensters können Sie auf die Dokumentenfilter des RZL Kanzleiinformationssystems zugreifen. Die Anlage dieser Filter ist allerdings nur im RZL Kanzleiinformationssystem (nur für KIS-Administratoren und Klientenbearbeiter) möglich. Im Gegensatz zu den temporären Filtern, bleiben diese Dokumentenfilter auch nach dem Neustart des Programmes verfügbar.

Die Sortierung der Einträge ist in den meisten Spalten über das Kontextmenü (Rechtsklick) möglich. Zusätzlich können so weitere Spalten ein- oder ausgeblendet und über Drag und Drop die Position der Spalten verändert werden.

ELDA Einstellungen

Die Meldebestätigungen und Protokolle stellen einen beträchtlichen Teil der in der Lohnverrechnung anfallenden Dokumente dar. Nachdem die Arbeitsabläufe in den Kanzleien und Firmen im Umgang mit diesen Dokumenten recht unterschiedlich sind, haben wir uns bemüht, eine möglichst flexible Anbindung an den Personalakt zu gestalten.

Unter Klient / Elektronische Übermittlung / ELDA Einstellungen können Sie kanzleiweite Einstellungen für die ELDA Übermittlung definieren.

Die Option ÖGK-Datei nach Klient aufteilen erlaubt trotz einer klientenübergreifenden Erstellung und Übermittlung, die Zuordnung der Protokolle zu einem einzelnen Klienten. Die Aufteilung der ÖGK-Datei erfolgt automatisch und führt lediglich zu einer kleinen Änderung im ELDA Software Druck- und Speicherdialog.

Mit den übrigen Optionen entscheiden Sie, ob und welche Arten von Meldebestätigungen Sie in den Personalakt übernehmen wollen. Neben den eigentlichen Meldebestätigungen können so auch aus der ELDA-Software abgefragte Krankenstandsbescheinigungen und Entsendungsanträge im digitalen Personalakt abgelegt werden.

Über den Menüpunkt Bearbeiten / Elektronische Übermittlung / ELDA Einstellungen kann für einen einzelnen Klienten die Ablage von ELDA-Dokumenten im digitalen Personalakt komplett deaktiviert werden.

Mit Hilfe der Option kein ELDA Export ins KIS erfolgt bei dem betroffenen Lohnverrechnungs-Klienten keine automatische Übertragung von ELDA-Meldebestätigungen und Protokollen in den digitalen Personalakt.

Klientenportal

DN-Dokumente aus dem RZL-Klientenportal ins Kanzleiinformationssystem übermitteln

Innerhalb des Klientenbereiches des Portals können Dokumente dienstnehmerbezogen an die Kanzlei übermittelt werden.

Klientenbenutzer sendet die Dokumente direkt an die Kanzlei

Wenn die Dokumente direkt vom Klienten an die Kanzlei übermittelt werden, findet die Übermittlung im Programmteil Informationsaustausch / Dienstnehmer-Dokumente an Kanzlei übermitteln statt.

Im Bereich Dienstnehmer kann zwischen den im Lohnverrechnungsprogramm abgerechneten Mitarbeitern ausgewählt werden. Die nachfolgend angewählten Dokumente werden dienstnehmerbezogen an die Kanzlei übermittelt.

Klientenbenutzer leitet die vom Dienstnehmer erhaltenen Dokumente an die Kanzlei weiter

Wenn die Dokumente über das Klientenportal vom Dienstnehmer an den Dienstgeber (Klienten) versendet wurden, kann die Weiterleitung an die Kanzlei über zwei verschiedene Programmpunkte innerhalb des Klientenbereiches erfolgen.

Die erste Möglichkeit, die Dokumente weiterzuleiten, findet Ihr Klient in der vom Dienstnehmer erhaltenen Nachricht. Nach Anwahl des Programmteiles Informationsaustausch / Empfangene Nachrichten wird das Dokument durch Klick auf die Schaltfläche An den WT weiterleiten direkt an die Kanzlei übermittelt.

Die zweite Möglichkeit vom Dienstnehmer übermittelte Dokumente an die Kanzlei weiterzuleiten, findet Ihr Klient im Programmteil Informationsaustausch / Empfangene Dokumente.

Hier werden ebenfalls die angehakten Dokumente durch Anwahl der Schaltfläche An den WT weiterleiten übermittelt.

Ablage der Dokumente pro Dienstnehmer im Kanzleiinformationssystem

Innerhalb des Kanzleiinformationssystems können Sie die Dokumente des Klientenportals im Bereich Dokumentenverwaltung hinzufügen.

Im oberen Bereich wählen Sie den gewünschten Klienten aus. Sie können die Dokumente auf einzelne Dokumentbereiche (hier: Lohn- und Gehaltsverrechnung) eingrenzen.

Wenn die Dokumente mit Bezug auf einen Dienstnehmer aus dem Portal versendet wurden, ist der Dienstnehmer auch im Kanzleiinformationssystem den Dokumenten zugeordnet und wird entsprechend abgespeichert.

RZL Dokumentenverwaltung plus

Für die Nutzung des RZL Lohn Moduls Digitaler Personalakt in der Lohnverrechnung haben wir zusätzlich die RZL Dokumentenverwaltung plus entwickelt, das einen Zugriffsschutz für sensible Dokumente umfasst. Dokumente werden dadurch nicht mehr im Dateisystem abgelegt, sondern werden durch eine spezielle RZL Komponente verwaltet (basierend auf der kostenlosen Microsoft SQL-Express Version oder einer kostenpflichtigen Microsoft SQL-Standard Edition), die den Zugriff auf Dokumente und Belege nur den berechtigten Personen erlaubt.

Sobald die RZL Dokumentenverwaltung plus lizenziert und aktiviert wird, werden alle neu hinzugefügten Dokumente automatisch in die RZL Dokumentenverwaltung plus übernommen. Bestehende Dokumente können je Klient gesondert in das neue System übernommen werden. Siehe dazu auch die entsprechende Beschreibung zur RZL Dokumentenverwaltung plus im RZL Setup-Handbuch (unter Punkt „Dokumentenverwaltung plus einrichten“).

Die RZL Dokumentenverwaltung plus (mit Microsoft SQL Express) ist in der LIGHT-, MEDIUM- und STANDARD-Firmenversion des RZL Lohn Moduls Digitaler Personalakt für die Lohnverrechnung (für Unternehmen) ohne zusätzliche Kosten umfasst. In der mandantenfähigen Version für Kanzleien ist die RZL Dokumentenverwaltung plus ein kostenpflichtiges KIS Modul, welches auf die RZL KIS Dokumentenverwaltung aufbaut und zusätzlich für die Nutzung des RZL Lohn Moduls Digitaler Personalakt für die Lohnverrechnung benötigt wird.