Lohnsteuer

Absetzbeträge

Soll der Alleinverdienerabsetzbetrag berücksichtigt werden, ist das Feld Alleinverdiener zu aktivieren. Wird der Alleinverdienerabsetzbetrag beansprucht, so müssen in den Dienstnehmer Stammdaten die Daten des Ehepartners eingetragen werden.

Besteht Anspruch auf den Alleinerzieherabsetzbetrag ist das Feld Alleinerzieher zu aktivieren.

Seit Juli 2004 steht pro Kind ein Kinderzuschlag zum Alleinverdiener(-erzieher)absetzbetrag zu. Im Feld Anzahl Kinder § 106 ist die Anzahl der Kinder einzutragen, für die ein Kinderzuschlag gerechnet werden soll. Durch Anwahl der F2-Taste besteht die Möglichkeit, die im Abrechnungsbildschirm Stammdaten Dienstnehmer im Bereich Kinder erfassten Kinder automatisch zu übernehmen.

Pendlerpauschale

Sie können die beantragte Pendlerpauschale aus der vorgegebenen Liste auswählen. Bei Ein- und Austritten während des Monats wird die Pauschale automatisch gemäß Rz. 250a LStR aliquotiert.

Für die Ermittlung der Höhe des Pendlereuros tragen Sie im Bereich Einfache Fahrtstrecke ... km die Anzahl der Kilometer der einfachen Fahrtstrecke ein.

Seit 1.5.2013 besteht kein Anspruch auf die Pendlerpauschale, wenn dem Dienstnehmer ein arbeitgebereigenes KFZ zur Verfügung gestellt wird. Liegt so ein Fall vor, ist das Feld Firmenfahrzeug zu aktivieren, eventuelle Eintragungen bezüglich Pendlerpauschale werden deaktiviert. Auf dem Jahreslohnkonto und dem L16 des Dienstnehmers werden die Anzahl der Monate, für die ein Firmenfahrzeug zur Verfügung gestellt wird, angeführt.

Die Anzahl der Fahrttage ist entscheidend für die Höhe des Pendlerpauschales. Wenn mindestens 11 Fahrten zwischen Wohnung – Arbeitsstätte – Wohnung pro Kalendermonat vorliegen, steht die Pendlerpauschale in voller Höhe zu. Wenn mindestens acht, aber höchstens zehn Fahrten pro Kalendermonat vorliegen, gebühren zwei Drittel der Pauschalbeträge, bei mindestens vier, aber höchstens sieben Fahrten gebührt ein Drittel der Pauschalbeträge. Der Anspruch auf die Pendlerpauschale (volles, 2/3, 1/3) wird vom Programm über die aktivierten Fahrttage ermittelt. Die Eintragungen werden aus dem Abrechnungsbildschirm Eintritt übernommen und können hier, wenn notwendig, angepasst werden. Die Berechnung erfolgt taggenau nach Kalender. Feiertage werden berücksichtigt.

Wenn die Fahrttage pro Woche nicht regelmäßig anfallen (z. B. 1 Woche mit 2 Fahrten, 2 Wochen mit 3 Fahrten) können unabhängig von der automatischen Ermittlung der Fahrttage durch das Programm im Feld abw. Fahrttage die Fahrttage manuell eingetragen werden. Durch ein Häkchen im Feld wiederkehrend wird diese abweichende Eintragung auch im Folgemonat verwendet.

Eine Besonderheit gibt es bei der Erfassung der Telearbeitstage. Durch Eingabe der Telearbeitstage müssen seit 01.07.2021 die Pendlerpauschaltage gekürzt werden. Dies wird automatisch vom Programm vorgenommen, wenn die Telearbeitstage erfasst sind. Das bedeutet, dass Sie bei den Fahrttagen, jene Tage eintragen, die der Dienstnehmer inkl. Telearbeitstage fährt. Zum Beispiel: Dienstnehmer hat eine 5-Tage-Woche. Er arbeitet von Montag bis Freitag. Sie aktivieren diese 5 Arbeitstage, egal ob der Dienstnehmer an diesen Tagen Telearbeit hat oder im Büro anwesend ist. Durch die Eingabe der Telearbeitstage werden die Fahrttage automatisch gekürzt.

Werkverkehr / Jobticket

Wird der Dienstnehmer im Werkverkehr gemäß § 26 Z 5 EStG befördert, muss die Anzahl der Monate am L16 (Jahreslohnzettel) vermerkt werden. Auf dem Jahreslohnkonto des Dienstnehmers erfolgt monatsweise ebenfalls ein Vermerk.

Seit 01.07.2021 kann die Arbeitgeberin / der Arbeitgeber der Arbeitnehmerin / dem Arbeitnehmer eine Wochen-, Monats- oder Jahreskarte steuerfrei zur Verfügung stellen oder die entsprechenden Kosten steuerfrei ersetzen. Der Arbeitgeber kann unabhängig von der Ticketart (1-2-3 Ticket, Netzkarte, Streckenkarte, etc.) die Kosten ersetzen, jedoch muss das Ticket zu Fahrten entweder am Wohnort oder am Arbeitsort berechtigen. Einzelfahrscheine und Tageskarten sind nicht begünstigt. Die Reichweite des Tickets muss nicht mit der Strecke Wohnung-Arbeitsstrecke begrenzt sein.

Es ist auch eine gänzliche oder teilweise Kostenübernahme möglich.

Die übernommenen Kosten müssen ab 01.07.2021 am Jahreslohnkonto und am Jahreslohnzettel ausgewiesen werden. Die Monate, an welchen der Dienstnehmer ein Jobticket in Anspruch nimmt, müssen wie gewohnt im Lohnsteuer Bildschirm weiterhin angeführt werden.

Durch Eingabe eines Betrages bei Kostenübernahme durch DG wird der Betrag auf der Abrechnung ausbezahlt. Wenn Sie keine Auszahlung über die Abrechnung wollen, dann wählen Sie nur Ausweis am Lohnkonto u. L16 an, somit wird der Betrag nur am Jahreslohnkonto und am Jahreslohnzettel ausgewiesen. Durch Anwahl wiederkehrend wird der Betrag im Hintergrund gespeichert und erscheint im nächsten Monat wieder auf.

Wenn ein Dienstnehmer austritt und innerhalb der letzten 12 Monate ein Öffi-Ticket hatte, erscheint folgender Hinweis:

Nehmen Sie falls nötig eine Aufrollung in dem entsprechenden Monat vor und korrigieren Sie die Abrechnung.

Seit 01.01.2023 muss die Pendlerpauschale durch Auszahlung des Öffi-Tickets gekürzt werden. Im Feld Kürzung Pendlerpauschale muss der monatliche Öffi-Ticket-Betrag erfasst werden. Mit rechtem Mausklick bei Kürzung Pendlerpauschale und Anwahl Vorschlag Kürzung Pendlerpauschale (F4-Taste) kann ein zusätzliches Menü für die Erfassung des Öffi-Tickets aufgerufen werden.

Erfassen Sie den Gültigkeitszeitraum des Tickets, somit wird darunter eine Kürzung der Pendlerpauschale vorgeschlagen. Der Kürzung PP Zeitraum von bis kann von Ihnen laut Angaben des Tickets abgeändert werden.

Beim Ablauf der Gültigkeitsdauer des Öffi-Tickets wird bei der betroffenen Abrechnung ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Falls Sie eine individuelle Bezeichnung für das Öffi-Ticket auf der Abrechnung wünschen, können Sie sich eine freie Lohnart mit der Lohnsteuerpflichtigkeit 30 Kostenübernahme § 26 (5b) - Öffi-Ticket anlegen.

Hinweis

Die Entscheidung über die Lohnartendefinition liegt grundsätzlich beim Anwender, weshalb der oben angezeigte Vorschlag mit Vorbehalt zu betrachten ist.

Wichtig hierbei ist, dass das Feld Aufwandsentschädigung angewählt wird und DB und Kommst mit der Pflichtigkeit 2 Aufwandsentschädigung versehen wird. Nur so wird die Lohnart korrekt abgerechnet und auch auf allen Auswertungen korrekt angezeigt.

Kinder

Falls die Kinder im Stammdaten Dienstnehmer Bildschirm noch nicht erfasst wurden, können diese hier erfasst werden. Die bereits erfassten Daten werden dann nochmals angezeigt. Es gibt hier auch wieder die Möglichkeit, den Familienbonus Plus einzutragen.

Telearbeitspauschale

Durch Eingabe der Telearbeitstage werden die Tage auf dem Jahreslohnkonto und dem Jahreslohnzettel angeführt. Ebenso werden die Tage auf der Abrechnung angedruckt. Wenn Sie die steuerfreie Pauschale aktiviert haben, wird vom Programm automatisch der Satz EUR 3,00 vorgeschlagen. Dieser Satz kann von Ihnen abgeändert werden. Sie haben auch die Möglichkeit, einen unabhängigen Pauschalbetrag einzugeben (z. B. EUR 25,00), somit wird dieser Betrag ausbezahlt. Durch Anhaken von wiederkehrend, speichert sich das Programm den Pauschalbetrag ab.

Freibeträge

Eingabe des monatlichen Freibetrages auf Grund des Freibetragsbescheides im Feld monatl. Freibetrag.

Im Feld Werbungskosten tragen Sie den Prozentsatz für erhöhte Werbungskosten ein. Vom Programm wird der Betrag der Werbungskosten auf Grund des eingegebenen Bruttolohnes berechnet. Werden Aufwandsentschädigungen verrechnet, so werden die Werbungskosten um diese Beträge automatisch gekürzt.

Im Feld Höchstbetrag kann ein Maximalbetrag für Werbungskosten eingetragen werden. Wurde kein Prozentsatz eingegeben, so wird der Höchstbetrag als Werbungskosten berücksichtigt.

Wenn Sie Expatriates (nach Österreich entsendete Fachkräfte) abrechnen und die allgemeinen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie das Feld WK (Werbungskosten) Expatriates für diese Dienstnehmer aktivieren. Der Freibetrag beträgt max. 20 % der Bemessungsgrundlage höchstens EUR 10.000,00 jährlich. Dieser Jahreshöchstbetrag ist bei nicht ganzjähriger Tätigkeit zu aliquotieren.

Sonstiges

Nachtarbeit

Hat der Dienstnehmer Anspruch auf den erhöhten Freibetrag gemäß § 68 Abs. 6 EStG, so ist dieses Auswahlfeld zu aktivieren. Dies ist dann der Fall, wenn die Normalarbeitszeit im Lohnzahlungszeitraum auf Grund der Beschaffenheit der Arbeit überwiegend in der Zeit von 19 Uhr bis 7 Uhr liegt.

Pensionist

Handelt es sich um keinen aktiven Dienstnehmer, so ist dieses Auswahlfeld zu aktivieren. Dieses Feld ist nur zu aktivieren, wenn ein Dienstnehmer (Pensionist) nicht aktiv bei Ihnen arbeitet, sondern nur zum Beispiel eine Betriebspension (eine Zahlung von Ihnen) erhält. Bei Pensionisten wird der Pensionistenabsetzbetrag anstelle des Verkehrsabsetzbetrages berücksichtigt, und ebenso steht die Werbungskostenpauschale nicht zu.

Hinweis

Wenn ein Pensionist, obwohl er bereits Anspruch auf Pension hat, weiterhin bei Ihnen mitarbeitet, darf dieses Häkchen nicht gesetzt werden.

Pauschale Lohnsteuer

Erfolgt der Lohnsteuerabzug im Wege einer Pauschalbesteuerung, so ist dieses Feld zu aktivieren. Es wird damit die normale Lohnsteuerberechnung unterdrückt und die Lohnsteuer nach dem eingegebenen Prozentsatz berechnet.

Tipp

Die pauschale Berechnung der Lohnsteuer kann einerseits für vorübergehend beschäftigte Arbeitnehmer gemäß § 69 EStG in Frage kommen und andererseits für Dienstnehmer, deren Bezüge nicht der Lohnsteuer unterliegen, die jedoch wegen der Kommunalsteuer und des Dienstgeberbeitrages über das Lohnprogramm abgerechnet werden müssen (z. B. Geschäftsführer mit einer Beteiligung von mehr als 25 %). In diesem Fall ist dann der Prozentsatz mit Null einzugeben.

Pauschale Lohnsteuer - Prozentsatz

Eingabe des Prozentsatzes der pauschalen Lohnsteuer gemäß § 69 EStG 88. Soll überhaupt keine Lohnsteuer berechnet werden (z. B. bei einem Geschäftsführer, der Bezüge gemäß § 22 Z. 2 EStG bezieht), so ist wie oben beschrieben, das Feld Pauschale Lohnsteuer zu aktivieren und hier 0 % einzugeben. Damit wird keine Lohnsteuer berechnet und es kann auch für diesen Dienstnehmer kein Lohnzettel elektronisch übermittelt werden.

Grenzgänger

Wird dieses Auswahlfeld aktiviert, erfolgt die Übermittlung eines Lohnzettels Art 8 (L8). Seit 2020 muss hier auch der Wohnsitzstaat des Dienstnehmers ausgewählt werden, damit eine korrekte Lohnzettelart 8 erstellt werden kann.

Freiwilliger LSt.Abzug (§ 47 Abs. 1 lit. b)

Falls der Arbeitgeber über keine inländische Betriebsstätte verfügt, kann gem. § 47 Abs. 1 lit. b dennoch freiwillig in Österreich Lohnsteuer abgeführt werden. Diese freiwillige Abfuhr ist entsprechend am Jahreslohnzettel (L16) und am Jahreslohnkonto auszuweisen.

Diese Option führt zu einer Besteuerung auf Basis der normalen inländischen Tarifstufen. Diese Option dient nicht dazu, z. B. im Falle mehrerer geringfügiger Dienstverhältnisse, eine Besteuerung manuell auszulösen. Eine Kombination mit der Option Pauschale Lohnsteuer ist ebenfalls nicht korrekt und führt zu keinem korrekten Jahreslohnzettel (L16) für die Dienstnehmer.

Kassenstaatsregelung – Kurzarbeit

Wenn ein Dienstnehmer ein Grenzgänger ist und dieser sich in Kurzarbeit befindet, muss die Kurzarbeitsunterstützung in Österreich besteuert werden und nicht im Wohnsitzstaat (gültig bis 30.06.2022). Durch Anhaken der Kassenstaatsregelung wird die abgerechnete Kurzarbeitsunterstützung in Österreich versteuert.

Tageweise Steuerberechnung

Ist der Lohn nach dem jeweilig anwendbaren DBA zu befreien, die Kurzarbeitsunterstützung jedoch nicht, oder umgekehrt, so stellt sich die Frage, wie damit im Zuge des Lohnsteuerabzugs umzugehen ist. Damit ist es für die Besteuerung erforderlich, die Kurzarbeitsunterstützung den Kalendertagen zuzuordnen.

Die Vornahme der Besteuerung nach Kalendertagen kann nach LStR 2002 Rz 1186a erfolgen. Mit dieser Vorgangsweise ist ein besonderer Vereinfachungseffekt verbunden. Daher bietet es sich an, in Fällen der Kurzarbeitsunterstützung für die Besteuerung die Anzahl der Kalendertage in einem prozentuellen Verhältnis zu ermitteln. Die Kurzarbeitsunterstützung wird in ein Verhältnis mit der Gesamtentlohnung gesetzt und an Hand dieses Verhältnisses wird dann die Anzahl der relevanten Kalendertage im Lohnzahlungszeitraum während der Kurzarbeitsphase errechnet.
Beispiel ganzes Monat Kurzarbeit

Kurzarbeit: 01.04.2020 bis 30.04.2020

Gesamtentlohnung inkl. Kurzarbeitsunterstützung: EUR 2.080,90

Davon Kurzarbeitsunterstützung: EUR 787,60

Prozentuelle Ermittlung: 787,60 : 2.080,90 x 100 = 37,85%

Kalendertageermittlung: 30 Lohnsteuertage x 37,85% = 11,36 ~ 11 Lohnsteuertage für die Lohnsteuerberechnung der Kurzarbeitsunterstützung

Es wird kaufmännisch gerundet.
Beispiel untermonatige Kurzarbeit

Kurzarbeit: 10.04.2020 bis 30.04.2020

Gesamtentlohnung inkl. Kurzarbeitsunterstützung vom 01.-30.04.2020: EUR 1.401,32

Davon Kurzarbeitsunterstützung: EUR 761,49

Prozentuelle Ermittlung: 761,49 : 1.401,32 x 100 = 54,34%

Kalendertageermittlung: 30 Lohnsteuertage x 54,34% = 16,30 ~16 Lohnsteuertage für die Lohnsteuerberechnung der Kurzarbeitsunterstützung

Es kann hier zu kleinen Differenzen bei den Lohnsteuertagen kommen, da das BMF folgendermaßen die Lohnsteuertage berechnet:

Gesamtentlohnung inkl. Kurzarbeitsunterstützung vom 10.-30.04.2020: EUR 1.209,37

Davon Kurzarbeitsunterstützung: EUR 761,49

Prozentuelle Ermittlung: 761,49 : 1.209,37 x 100 = 62,97%

Kalendertageermittlung: 21 Lohnsteuertage x 62,97% = 13,22 ~13 Lohnsteuertage für die Lohnsteuerberechnung der Kurzarbeitsunterstützung

Hier empfehlen wir eine abweichende Eingabe der Lohnsteuertage.

Beschränkte Steuerpflicht

Im Falle eines beschränkt steuerpflichtigen Dienstnehmers ist dieses Feld zu aktivieren.

Beschränkte Steuerpflicht gemäß § 70 Abs. 2 Z 2 EStG

Bei einem beschränkt steuerpflichtigen Dienstnehmer, der Bezüge im Sinne des § 99 Abs. 1 Z 2 bezieht (bei im Inland ausgeübter oder verwerteter Tätigkeit als Schriftsteller, Vortragender, Künstler, Architekt, Sportler, Artist oder Mitwirkender an Unterhaltungsdarbietungen) beträgt die Lohnsteuer 20 % des vollen Betrages dieser Bezüge.

Landarbeiter-Freibetrag

Hat der Dienstnehmer Anspruch auf den Landarbeiterfreibetrag, so ist das Feld zu aktivieren.

Auslandsbezüge als Entwicklungshelfer Z11

Entwicklungshelfer sind von der Neuregelung der Auslandsbezüge ab dem Jahr 2011 nicht betroffen. Daher muss dieses Feld bei der Abrechnung von Auslandsbezügen bei Entwicklungshelfern aktiviert werden.

Zuschüsse und Kostenersätze

Kinderbetreuungszuschuss

Hier haben Sie die Möglichkeit, den erhaltenen Kinderbetreuungszuschuss einzutragen. Es muss auch die Anzahl der Kinder, die den Kinderbetreuungszuschuss erhalten, angegeben werden. Wenn Sie den Zuschuss an die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter auszahlen möchten, brauchen Sie nichts weiter zu tun, der Betrag wird über die Abrechnung abgegolten. Falls Sie den Zuschuss direkt an die Kinderbetreuungseinrichtung entrichtet haben, aktivieren Sie das Häkchen bei nur Ausweis am Lohnkonto. Somit wird der Zuschuss nur auf dem Jahreslohnkonto angeführt.

Anschaffung Ladeeinrichtung

Tragen Sie hier den Betrag für den steuerfreien Teil der Ladeeinrichtung ein. Falls Sie die Anschaffung direkt an die Verkaufsstelle gezahlt haben, aktivieren Sie das Häkchen bei nur Ausweis am Lohnkonto u. L16. Somit wird der Kostenersatz nur auf dem Jahreslohnkonto und dem Jahreslohnzettel (L16) ausgewiesen.

Kostenersatz Aufladung E-Fahrzeuge

Hier haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der Kilowattstunden für die Aufladung des E-Fahrzeugs zu erfassen. Als Basis wird Ihnen der amtliche Kilowattstundenpreis vorgeschlagen. Sie können auch eine abweichende Basis erfassen. Falls keine genaue Überprüfung möglich ist, können Sie den aktuell gültigen Maximalbetrag von EUR 30,00 als Kostenersatz hinterlegen. Wenn Sie den Kostenersatz nicht auszahlen möchten, sondern dieser lediglich auf dem Jahreslohnkonto und dem Jahreslohnzettel (L16) ausgewiesen werden soll, aktivieren Sie das Häkchen nur Ausweis am Lohnkonto u. L16.

Tipp

Zuschüsse und Kostenersätze können über freie Lohnarten abgerechnet werden. Dafür stehen Ihnen folgende Lohnsteuerpflichtigkeiten zur Auswahl:

37 Zuschuss zur Kinderbetreuung § 3 Abs 1 Z 13 lit. b
38 Kostenersatz Aufladen E-Fahrzeug
39 Kostenersatz Anschaffung einer Ladeeinrichtung

Wenn Sie wiederkehrende Zahlungen (z. B. monatliche Zuschüsse) abrechnen möchten, erfolgt dies ebenfalls über die freien Lohnarten.

Kommunalsteuer

Hier kann die Kommunalsteuer auf insgesamt 10 Gemeinden verteilt werden. Tragen Sie die Gemeindenummer laut den angelegten Gemeindestammdaten ein. Hat der Dienstgeber in einer Gemeinde nur eine Betriebsstätte, so braucht hier keine Nummer eingegeben zu werden, es wird automatisch die Gemeinde laut Dienstgeberstammdaten angesprochen.

Ist der Dienstnehmer von der Kommunalsteuer befreit (z. B. Invalide), so ist das Feld Befreiung von Kommunalsteuer zu aktivieren. Unterliegt der Dienstgeber grundsätzlich nicht der Kommunalsteuerpflicht, so ist dies in den Dienstgeberstammdaten einzustellen.

Die Eingabe eines Prozentsatzes im Feld Kürzung Bem. Kommst. verringert die Bemessungsgrundlage zur Berechnung der Kommunalsteuer für den jeweiligen Dienstnehmer. Eine nachträgliche Änderung während des Jahres ändert nichts an der Berechnung bereits gespeicherter Abrechnungen. In den Stammdaten des Klienten im Registerblatt Kommst., U-Bahn kann die Bemessungsgrundlage für den gesamten Klienten gekürzt werden.

DB, DZ

Wenn der Dienstnehmer von der Entrichtung des DB befreit ist, ist das Feld Befreiung von DB zu aktivieren.

In Spezialfällen kann hier für einzelne Dienstnehmer ein abweichendes Bundesland für die DZ-Berechnung eingetragen werden. Grundsätzlich berechnet das Programm den DZ gemäß der Eingabe des DZ-Bundeslandes in den Stammdaten des Klienten.

Ist der Dienstnehmer vom Dienstgeberzuschlag befreit, so ist das Feld Befreiung von DZ zu aktivieren. Unterliegt der Dienstgeber nicht der DZ-Pflicht, so ist dies in den Dienstgeberstammdaten einzugeben. Es braucht dann hier beim Dienstnehmer nicht nochmals Befreiung vom DZ eingegeben zu werden.

Die Eingabe eines Prozentsatzes im Feld Kürzung Bem. DZ. verringert die Bemessungsgrundlage der Berechnung des DZ für den jeweiligen Dienstnehmer. Eine nachträgliche Änderung während des Jahres ändert nichts an der Berechnung bereits gespeicherter Abrechnungen. In den Stammdaten des Klienten im Registerblatt Finanzamt kann die Bemessungsgrundlage für den gesamten Klienten gekürzt werden.

Hinweis

Wird ein Dienstnehmer 60 Jahre, somit entfällt die DB- und DZ-Pflicht. Das Lohnprogramm setzt bei diesen Personen automatisch das Häkchen bei DB- und DZ-Befreiung in jenem Monat, wo der Dienstnehmer genau am ersten des Monats 60 wird oder bei einem späteren Geburtstag im Folgemonat.

U-Bahn-Abgabe

Unterliegt der Dienstnehmer der U-Bahn-Abgabe, so ist das Feld U-Bahn-Abgabe zu aktivieren. Liegt die U-Bahn-Abgabenpflicht vor, so werden vom Programm automatisch die U-Bahn-Wochen ermittelt. Auch bei Eintritt oder Austritt während des Monats. Nur in Ausnahmefällen muss hier die U-Bahn-Wochenanzahl manuell eingegeben werden (z. B. wenn ein Lehrling während des Monats seine Lehrzeit beendet).