Abrechnung Mutterschutz/Karenzurlaub

Die Abrechnung für Dienstnehmerinnen mit Wochengeldbezug bzw. beim Antritt Karenzurlaub wurde vereinfacht und auch die Abwicklung der Meldungen erleichtert. Hierfür wurden im Abrechnungsbildschirm Austritt neue Eingabefelder für den Bereich Mutterschutz/Karenz geschaffen.

Sobald die Dienstnehmerin dem Dienstgeber den voraussichtlichen Geburtstermin mitteilt, kann, egal in welchem Abrechnungsmonat, bereits der voraussichtliche Geburtstermin eingetragen werden. Auf Basis dieses Eintrages wird durch das Lohnverrechnungsprogramm automatisch auf den vermuteten Beginn des Mutterschutzes rückgerechnet (8 Wochen zurück).

Wird jener Monat erreicht, in dem der Beginn des Mutterschutzes liegt, werden durch das Programm automatisch jene Informationen eingetragen, die für die Berechnung der MV-Bemessungsgrundlage Wochengeld erforderlich sind.

Tipp

Der voraussichtliche Geburtstermin muss spätestens in im Vormonat des Beginn Mutterschutzes eingetragen werden, sodass der Austrittsbildschirm korrekt befüllt werden kann. Zum Beispiel Beginn Mutterschutz ist im April, dann muss spätestens in der März-Abrechnung der voraussichtliche Geburtstermin eingetragen werden.

Neben dem für die BV-Bemessung schon bisher notwendigen Austrittsgrund Wochengeld, wird auch das Ende des Entgeltanspruches mit dem Tag vor dem Beginn Mutterschutz vorgeschlagen (= letzter regulärer Beschäftigungstag). Wie schon bisher ist aus unserer Sicht zu diesem Zeitpunkt keine Abmeldung erforderlich, weshalb das Austrittsdatum hier nicht befüllt werden muss.

Hinweis

Manche ÖGK-Sachbearbeiten möchten zum Beginn des Mutterschutzes auch eine Abmeldung erhalten. Sie haben die Möglichkeit, eine manuelle Abmeldung über Bearbeiten / Elektronische Übermittlung / Elektronische Meldung ÖGK erstellen zu erzeugen.

Wie bisher wird im Bereich Fixe Lohnarten / BV-Bemessung Sonderfälle / im Feld Mutterschutz die Grundlage für den BV-Beitrag ermittelt. Die Basis hierfür bildet unverändert der Durchschnittsbezug der letzten 3 Monate vor Beginn des Mutterschutzes + 1/12 für Urlaubszuschuss und 1/12 für Weihnachtsremuneration. In den beiden Übergangsmonaten von lfd. Beschäftigung hin zum Mutterschutz und von Mutterschutz hin zur Karenz, wird die Bemessungsgrundlage für den BV-Beitrag auf Basis der SV-Tage aliquotiert. Vom Benutzer kann die Bemessungsgrundlage natürlich übersteuert werden.

Im Zuge dieser Änderung wird nun auch ein Hinweis auf die ebenfalls notwendige Arbeits- und Entgeltbestätigung Wochengeld im Feld Fristen/Termine angezeigt. Es werden nun sämtliche, für die Übermittlung notwendigen Pflichtfelder befüllt. Wir empfehlen vor der Übermittlung eine möglichst genaue Kontrolle im Abrechnungsbildschirm Arbeits- und Entgeltsbestätigung Wochengeld.

Der Vorschlag für den Verdienst der letzten 3 Monate basiert auf dem Nettoverdienst der letzten 3 Monate vor dem Beginn des Mutterschutzes (exkl. Sonderzahlungen) und entspricht damit dem Vorschlag in der Ausfüllhilfe der Österreichischen Gesundheitskasse. In einigen Sonderfällen kann hier allerdings der Eingriff durch den Anwender gefordert sein. Auch hier empfehlen wir die Kontrolle durch den Lohnverrechner.

Wurden alle Daten kontrolliert, kann die Abrechnung abgeschlossen werden. Es wird neben dem aliquoten lfd. Bezug auch der aliquote Teil der BV-Bemessung Mutterschutz in der Abrechnungsvorschau angezeigt. Wird die Abrechnung über Speichern beendet, erhalten Sie den automatischen Vorschlag die Arbeits- und Entgeltsbestätigung Wochengeld in die ÖGK-Datei zu stellen.

Wie bisher müssen nun die Mutterschutzmonate über die Abrechnungsvarianten lfd. Abrechnung mit / ohne Abrechnung abgerechnet werden. In diesen Monaten wird weiterhin automatisch die Bemessungsgrundlage BV für einen vollen Monat in die Abrechnung aufgenommen.

Sobald nun der tatsächliche Geburtstermin bekannt ist, muss dieser im Abrechnungsbildschirm Austritt erfasst werden.

Vom Programm wird daraufhin ein Vorschlag für das Ende des Mutterschutzes erstellt. Erfolgt die Geburt innerhalb von 8 Wochen nach dem Beginn Mutterschutz (z. B. nach 7 Wochen), wird die normale Dauer des Beschäftigungsverbotes nach der Geburt (8 Wochen) nochmals um 1 Woche verlängert. D. h. in diesem Beispiel bleibt es bei 16 Wochen maximalem Beschäftigungsverbot.

Kommt das Kind allerdings z. B. erst nach 9 Wochen Mutterschutz zur Welt, bleibt es nach der Geburt unverändert bei weiteren 8 Wochen Mutterschutz.

Im Falle von Früh-, Kaiserschnitt- und Mehrlingsgeburten beträgt die Dauer des Beschäftigungsverbotes nach der Geburt 12 Wochen. Mit Hilfe der Option verlängerter Mutterschutz kann dieses erweiterte Beschäftigungsverbot berücksichtigt werden.

Die restlichen Monate des Mutterschutzes können nun weiter über laufende Abrechnung mit / ohne Änderung abgerechnet werden. D. h. im Gegensatz zu bisher, muss auch jener Monat, in dem der Karenzurlaub angetreten wird, nicht mehr über die Variante mit Wiedereintritt abgerechnet werden.

Mit Hilfe der Option Dienstnehmerin geht in Karenz die automatisch durch das Programm gesetzt wird, kommt es in dem Monat in dem der Karenzurlaub angetreten wird, nun zu einem automatischen Vorschlag für die Austrittsdaten.

Wird die letzte Abrechnung dann abgespeichert, erhalten Sie vom Programm wie gewohnt die Abfrage, ob die Abmeldung in die ÖGK-Datei gestellt werden soll. Der L16 für diese Dienstnehmerin ist unverändert erst am Ende des Jahres fällig und wird mit den restlichen Dienstnehmern per Monat 12 ausgegeben.

Erneuter Mutterschutz während Karenzurlaub

Tritt bei einer Dienstnehmerin während des laufenden Karenzurlaubs erneut ein Mutterschutz ein, ist sie für die Betriebliche Vorsorge wieder bei der ÖGK anzumelden.

In diesem Fall führen Sie im Monat des Beginns des neuerlichen Mutterschutzes einen Wiedereintritt durch. Öffnen Sie dazu den Eintrittsbildschrim und erfassen Sie im Feld Eintrittsdatum den ersten Tag des Mutterschutzes.

Anschließend wechseln Sie in den Austrittsbildschirm, wo Sie im Bereich Mutterschutz / Karenzurlaub den voraussichtlichen Geburtstermin eintragen. Das Programm schlägt Ihnen daraufhin automatisch den Beginn Mutterschutz vor und trägt im oberen Bereich den Austritt mit dem Grund Wochengeld ein.

Im nächsten Schritt öffnen Sie den Sozialversicherungsbildschirm und wählen bei der Beschäftigtengruppe den Eintrag B999 Betriebliche Vorsorge ohne SV-Pflicht aus. Somit erfolgt nur eine Anmeldung zur Betrieblichen Vorsorge bei der ÖGK.

Da während des Mutterschutzes kein Entgelt zu zahlen ist, darf in den fixen und freien Lohnarten nichts abgerechnet werden.

Abschließend wechseln Sie in den Bereich der fixen Lohnarten und geben im Abschnitt BV-Bemessung für Mutterschutz die entsprechende Bemessungsgrundlage manuell ein. Ein automatischer Vorschlag durch das Programm ist in diesem Fall nicht vorgesehen.